Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

ZAPYTANIE OFERTOWE 

na wykonanie usługi o wartości poniżej 30 000 euro
dotyczącej nagrania, montażu, publikacji filmów i wykonania zdjęć z wydarzeń promocyjnych, informacyjnych, kulturalnych oraz sportowych na rzecz Urzędu Miejskiego w Giżycku

Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych
(tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.)

I. Zamawiający:

Gmina Miejska Giżycko

al. 1 Maja 14

11-500 Giżycko

tel. 87 73 24 113;  fax. 87 428 52 41

NIP 845 19 51 457

e-mail: urzad@gizycko.pl

www.gizycko.pl

Osoba do kontaktów: Arkadiusz Połojański

tel.: 87 7324 150

e-mail: arkadiusz.polojanski@gizycko.pl

II. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zapytania ofertowego jest wykonanie usługi o wartości poniżej 30 000 euro dotyczącej nagrania, montażu, publikacji filmów i wykonania zdjęć z wydarzeń promocyjnych, informacyjnych, kulturalnych oraz sportowych na rzecz Urzędu Miejskiego w Giżycku, zgłaszanych przez Zamawiającego, drogą e-mailową, co najmniej 3 dni przed rozpoczęciem wydarzenia.

Szczegółowe wymogi:

a) każdorazowo, w terminie do 5 dni roboczych od daty zakończenia wydarzenia, przekazać Zamawiającemu „surowy” materiał filmowy (z przekazaniem praw autorskich), tj. bez montażu, edycji, cięć itp., przekazem elektronicznym lub na dysku zewnętrznym oraz zmontowany materiał z nagrania na płytach DVD,

b) przygotowanie relację z wydarzeń (z przekazaniem praw autorskich) z pełną postprodukcją, tj. montaż, udźwiękowienie, muzyka itp. Relacja powinna trwać od 3 do 5 minut. Relacje powinny być dostarczone Zamawiającemu na płytach DVD lub przekazem elektronicznym, w terminie do 5 dni roboczych od dnia nagrania. Nagranie należy wykonać w czasie trwania wydarzenia.

c) każdorazowo, w terminie do 5 dni roboczych od daty zakończenia wydarzenia, przekazać Zamawiającemu materiał zdjęciowy (z przekazaniem praw autorskich) na płytach DVD, przekazem elektronicznym lub na dysku zewnętrznym – co najmniej 10 zdjęć, zdjęcia w rozdzielczości co najmniej 15 MP (niewykonywane telefonem komórkowym),

d) umieszczanie materiał na wskazanym przez Zamawiającego portalu internetowym,

e) format nagrań: zapewniający jakość HD oraz możliwość odtwarzania materiału na odtwarzaczu DVD i komputerze (AVI, MP4, WMV, MPG, DVD).

III. Tryb składania ofert:

1. Tryb składania ofert oraz wybór najkorzystniejszej oferty nie odbywa się na podstawie ustawy Prawo Zamówień Publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (tekst jednolity Dz. U. z 2013 r., poz. 907 ze zm.).

2. Jeden oferent może złożyć tylko jedną ofertę.

3. Oferta musi zostać złożona na piśmie.

4. Nie jest dopuszczalne składanie ofert wariantowych.

5. Oferta powinna zawierać: nazwę i adres Wykonawcy, cenę ofertową netto, brutto, VAT.

Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy, w tym także koszt z tytułu przeniesienia majątkowych praw autorskich.

IV. Warunki udziału:

1. Podmioty ubiegające się o zamówienie muszą spełniać łącznie następujące warunki:

- Oferent musi dysponować sprzętem filmowym i montażowym – warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent oświadczy w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1), że dysponuje sprzętem filmowym i montażowym,

- Oferent zrealizował co najmniej 2 nagrania filmów o charakterze promocyjnym, informacyjnym, kulturalnym lub sportowym oraz co najmniej 2 relacje z wydarzeń - warunek ten Zamawiający uzna za spełniony, jeżeli Oferent oświadczy w Formularzu ofertowym (załącznik nr 1), że zrealizował co najmniej 2 nagrania filmów o charakterze promocyjnym, informacyjnym, kulturalnym lub sportowym orz co najmniej 2 relacje z wydarzeń,

- Oferent oświadczy, że zapoznał się z zapytaniem ofertowym, przyjmuje warunki w nim zawarte i nie zgłasza zastrzeżeń,

- Oferent oświadczy, że informacje zawarte w ofercie są zgodne ze stanem faktycznym.

Zamawiający zastrzega sobie prawo sprawdzenia zgodności złożonej przez Oferenta oferty ze stanem faktycznym, w tym poprzez wezwanie Oferenta do wyjaśnień. Brak wyjaśnień ze strony Oferenta będzie skutkował wykluczeniem takiego Oferenta  z postępowania.

Ocenie i wyborowi podlegać będą jedynie oferty ważne, sporządzone i złożone Zamawiającemu zgodnie z niniejszym zapytaniem ofertowym.

V. Kryteria wyboru ofert:

1. Cena – 80%.

2. Liczba zrealizowanych nagrań filmów o charakterze promocyjnym, informacyjnym, kulturalnym lub sportowym – 10%.

3. Liczba zrealizowanych relacji z wydarzeń – 10%.

4. Liczba punktów, które można uzyskać w kryterium „Cena” (Cp) zostanie obliczona według wzoru:

                   Co

Cp =  -------------- x 80 pkt

                     Cb

Cp – ilość punktów badanej ceny oferty

Co – cena oferty najniższej spośród zaproponowanych w ofertach

Cb – cena oferty badanej

5. Punkty, które można uzyskać w kryterium „Liczba zrealizowanych nagrań filmów o charakterze promocyjnym, informacyjnym, kulturalnym lub sportowym” (Cf) zostaną przyznane zgodnie z poniższym zapisem:

od 2 do 5 filmów – 5 pkt

> 5 filmów – 10 pkt

6. Punkty, które można uzyskać w kryterium „Liczba zrealizowanych relacji z wydarzeń” (Cr) zostaną przyznane zgodnie z poniższym zapisem:

od 2 do 5 relacji – 5 pkt

> 5 relacji – 10 pkt

7. Zamawiający może przyznać Oferentowi maksymalnie 100 punktów. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z największą liczbą punktów, przedstawiająca najkorzystniejszy bilans kryteriów oceny ofert według wzoru:

Po = Cp + Cf + Cr, gdzie:

Po – suma punktów uzyskana przez ofertę,

Cp – ilość punktów uzyskana przez ofertę w kryterium „Cena”,

Cf – ilość punktów uzyskana przez ofertę w kryterium „Liczba zrealizowanych nagrań filmów o charakterze promocyjnym, informacyjnym, kulturalnym lub sportowym”,

Cr – ilość punktów uzyskana przez ofertę w kryterium „Liczba zrealizowanych relacji z wydarzeń”.

VI. Sposób przygotowania oferty, termin i miejsce złożenia oferty:

1. Ofertę należy sporządzić na Formularzu ofertowym (załącznik nr 1).

2. Ofertę należy złożyć w zamkniętej kopercie z napisem: „Oferta na zapytanie ofertowe - nagranie, montaż oraz publikacja filmów na rzecz Urzędu Miejskiego w Giżycku”.

3. Oferta musi być podpisana przez uprawnioną do tego osobę. Wszystkie załączniki do oferty powinny być załączone w oryginale.

4. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego:

Gmina Miejska Giżycko

al. 1 Maja 14

11-500 Giżycko

pokój nr 104 – Sekretariat

do dnia 10.12.2015 roku do godz. 10.00.

5. Oferty złożone po terminie ich składania nie będą rozpatrywane. Decyduje data i godzina dostarczenia przesyłki do siedziby Zamawiającego.

6. Wszystkie dokumenty złożone przez Oferenta powinny być sporządzone w języku polskim.

7. Koszty przygotowania oferty oraz jej dostarczenia ponosi Oferent.

VII. Istotne warunki zamówienia:

1. Oferent pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni od upływu terminu składania ofert.

2. Z Oferentem, którego oferta będzie najkorzystniejsza zostanie zawarta umowa. Umowa zostanie zawarta w siedzibie Zamawiającego niezwłocznie po ogłoszeniu wyników postępowania i wyborze jego oferty przez Zamawiającego.

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany warunków określonych w niniejszym zapytaniu ofertowym.

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo zakończenia postępowania bez wyboru oferty, bez podania przyczyny zakończenia postępowania.

VIII. Pozostałe informacje:

Zamawiający planuje podpisanie umowy do dnia 31 grudnia 2016 r.

IX. Załączniki do zapytania ofertowego:

1. Formularz ofertowy – załącznik nr 1.

2. Projekt umowy – załącznik nr 2.