Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

tel. 87 7324 150

Arkadiusz Połojański

Sekretarz Miasta, Naczelnik Wydziału Ogólnego,

Wydział Ogólny:

Do zadań Wydziału Ogólnego należy zapewnienie organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu, w tym m.in.:
1) Kadry, Administracja:
̶ prowadzenie spraw i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych;
̶ prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy;
̶ prowadzenie spraw związanych z gospodarką etatami i funduszem płac;
̶ prowadzenie spraw osobowych kierowników i dyrektorów jednostek organizacyjnych Miasta;
̶ wykonywanie czynności związanych z analizą oświadczeń majątkowych oraz ich archiwizowanie;
̶ prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw pracowników;
̶ prowadzenie rejestru pracowników biorących udział w szkoleniach i kursach;
̶ przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy;
̶ przygotowywanie planów urlopów wypoczynkowych pracowników Urzędu, dbałość o ich realizację;
̶ przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy;
̶ ewidencjonowanie czasu pracy pracowników oraz codzienna kontrola przestrzegania czasu pracy;
̶ kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych;
̶ sprawy socjalne;
̶ prowadzenie ewidencji wymaganych uprawnień, badań, oświadczeń niezbędnych na stanowiskach pracy oraz kontrola ich aktualności;
̶ prowadzenie spraw związanych z postępowaniem cywilnym i karnym, a zwłaszcza:
• przyjmowanie pism sądowych i wywieszanie ogłoszeń oraz postanowień,
• udzielanie informacji niezbędnych do prowadzenia egzekucji z majątku,
• przyjmowanie i wywieszanie obwieszczeń, ogłoszeń;
̶ zapewnienie utrzymania czystości w pomieszczeniach budynku Urzędu i wokół niego;
̶ zapewnienie stałego dozoru budynku, dyżurów w czasie trwania prac Rady, komisji i innych organów, po godzinach urzędowania;
̶ utrzymanie w sprawności środków transportu będących na wyposażeniu Urzędu;
̶ zapewnienie prawidłowości warunków pracy, bhp i ppoż.;
̶ stałe aktualizowanie i dbałość o tablice informacyjne w Urzędzie Miejskim;
̶ zarządzanie nieruchomościami siedziby Urzędu, nadzór nad zabezpieczeniem mienia Urzędu;
̶ prowadzenie archiwum zakładowego oraz biblioteki zakładowej;
̶ gospodarka środkami rzeczowymi, drukami, formularzami;
̶ prowadzenie zaopatrzenia w urządzenia biurowe i materiały kancelaryjne;
̶ planowanie i realizacja adaptacji, remontów i napraw oraz konserwacji budynku Urzędu;
̶ prenumerata fachowych czasopism i dzienników urzędowych;
̶ zamawianie oraz prowadzenie rejestru pieczęci i pieczątek.
2) Biuro Rady:
̶ prowadzenie wykazu aktów prawa miejscowego;
̶ przygotowywanie materiałów pod obrady, powiadamianie o zwoływaniu sesji, Komisji Rady i ich obsługa, przekazywanie uchwał do realizacji;
̶ współdziałanie z radnymi w zakresie spraw wynikających z ustawy o samorządzie gminnym;
̶ prowadzenie czynności kancelaryjnych oraz dokumentacji pracy Rady, w tym rejestru uchwał oraz archiwizowanie protokołów z obrad organów Rady;
̶ wykonywanie czynności związanych z zabezpieczeniem organizacyjno-technicznym przeprowadzenia wyborów do organów samorządu terytorialnego, Sejmu i Senatu RP, Prezydenta RP, Parlamentu Europejskiego, referendum ogólnokrajowego i lokalnego, ławników sądów powszechnych;
̶ obsługa i zarządzanie salą konferencyjną;
̶ udostępnianie aktów prawnych.
3) Biuro Prawne:
a) Obsługa prawna:
̶ udzielanie pracownikom Urzędu oraz organom Miasta opinii i porad prawnych oraz wyjaśnień w zakresie stosowania prawa;
̶ informowanie pracowników Urzędu o zmianach w obowiązującym stanie prawnym w zakresie dotyczącym Urzędu;
̶ uczestniczenie w rokowaniach, których celem jest nawiązanie, zmiana lub rozwiązanie stosunku prawnego;
̶ kontrola prawna nad egzekucją należności;
̶ występowanie w charakterze pełnomocnika Urzędu w postępowaniu sądowym i administracyjnym oraz przed innymi organami orzekającymi;
̶ opiniowanie projektów aktów prawnych, uchwał i umów oraz regulaminów wprowadzanych w Urzędzie.
b) Zamówienia publiczne:
̶ przygotowywanie i wdrażanie procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych;
̶ koordynacja działań związanych z udzielaniem zamówień publicznych w Urzędzie;
̶ prowadzenie rejestru, planu i sprawozdawczości zamówień publicznych w Urzędzie;
̶ uczestnictwo w pracach i obsługa Stałej Komisji Przetargowej Urzędu, w tym:
• udzielanie wyjaśnień komórkom organizacyjnym przy opracowywaniu dokumentacji w procedurach o udzielenie zamówień publicznych realizowanych przez Biuro oraz poszczególne komórki organizacyjne,
• przygotowywanie i przedstawianie do zatwierdzenia Burmistrzowi lub osobom upoważnionym wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
• publikacja, doręczanie, wysyłanie i zamieszczanie we właściwych publikatorach wszelkich dokumentów związanych z realizacją postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
• publiczne otwarcie ofert,
• przedstawienie Burmistrzowi propozycji wyboru wykonawcy bądź innego sposobu rozstrzygnięcia postepowania,
• prowadzenie procedur związanych z rozpatrywaniem wniesionych środków ochrony prawnej.
4) Punkt Obsługi Klienta:
̶ udzielanie klientom wszechstronnej informacji i pomocy związanej z zadaniami realizowanymi przez Urząd, udzielanie informacji o rodzaju, miejscu i trybie załatwiania sprawy;
̶ informowanie klientów o lokalizacji i zadaniach komórek organizacyjnych Urzędu;
̶ dostarczanie interesantom formularzy niezbędnych do załatwienia określonej sprawy;
̶ udzielanie przedsiębiorcom pomocy w sprawach dotyczących Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEIDG) oraz obsługa wniosków o CEIDG;
̶ archiwizacja wniosków o wpis do CEIDG i dokumentacji z nimi związanej;
̶ wydawanie zaświadczeń dotyczących wpisów znajdujących się w zarchiwizowanej ewidencji działalności gospodarczej;
̶ nadzór i prowadzenie konsultacji społecznych zarządzonych przez Burmistrza;
̶ wykonywanie funkcji kancelaryjnych Urzędu;
̶ nadzór nad elektronicznym obiegiem dokumentów w Urzędzie – Punkt podawczy.
5) Sekretariat Burmistrza:
̶ przygotowywanie materiałów i obsługa klientów;
̶ wykonywanie czynności kancelaryjnych (rejestrowanie korespondencji, przekazywanie komórkom organizacyjnym, wysyłka korespondencji);
̶ koordynacja prac w zakresie przygotowywania projektów zarządzeń i sposobu ich wykonywania;
̶ prowadzenie dokumentacji pracy Burmistrza Miasta;
̶ sporządzanie harmonogramu realizacyjnego wykonania uchwał Rady;
̶ nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi w Urzędzie;
̶ prowadzenie kalendarza Burmistrza;
̶ obsługa narad i spotkań Burmistrza;
̶ nadzór, koordynowanie i kontrola terminowości rozpatrywania skarg, wniosków, korespondencji oraz spotkań i przyjęć Burmistrza z mieszkańcami;
̶ nadzór nad terminową publikacją informacji, w tym informacji o przebiegu i wynikach kontroli w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu;
̶ rozliczanie delegacji służbowych i kart drogowych dot. pojazdów służbowych;
̶ publikacja ogłoszeń na tablicach Urzędu;
̶ udostępnianie informacji publicznej;
̶ przygotowywanie, tłumaczenie i prowadzenie korespondencji zwykłej i okolicznościowej Burmistrza oraz dokumentacji i opracowań na potrzeby Urzędu i organów Miasta;
̶ organizacja wyjazdów służbowych Burmistrza;
̶ ewidencja i nadzór nad realizacją ustaleń podjętych na naradach z udziałem Burmistrza, realizowanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi i obowiązkami protokolarnymi.
6) Biuro Promocji i Polityki Społecznej:
a) współpraca regionalna;
b) utrzymywanie bieżących kontaktów z przedstawicielami środków masowego przekazu;
c) realizowanie polityki informacyjnej, a w szczególności w zakresie:
̶ współpracy z kierownikami komórek organizacyjnych Urzędu, jednostkami organizacyjnymi Miasta oraz innymi instytucjami w zakresie przygotowywania serwisów informacyjnych dla mediów,
̶ przygotowywania codziennych przeglądów prasy oraz archiwizowania informacji prasowych,
̶ organizowania konferencji prasowych,
̶ udzielania odpowiedzi lub opiniowania projektów odpowiedzi na publikacje zamieszczone w mediach,
̶ przekazywania mediom informacji związanych z funkcjonowaniem Miasta i Urzędu,
̶ zarządzania i administrowania serwisem internetowym Miasta oraz Biuletynem Informacji Publicznej;
d) koordynowanie i promocja imprez prezentujących Miasto, nadzór i koordynacja działań związanych z udziałem Miasta w imprezach promocyjnych i targach;
e) opracowywanie i realizacja strategii promowania Miasta:
̶ koordynowanie działań promocyjnych Miasta,
̶ promocja walorów turystycznych Miasta;
f) współpraca z organizacjami pozarządowymi:
̶ przygotowywanie i realizacja programów współpracy z organizacjami pozarządowymi,
̶ przyjmowanie wniosków o granty,
̶ rozliczanie sprawozdań finansowych,
̶ prowadzenie dokumentacji i kontrola realizacji powierzonych zadań;
g) prowadzenie spraw związanych z kulturą, sztuką, ochroną zdrowia oraz kulturą fizyczną, a zwłaszcza:
̶ nadzór merytoryczny nad prowadzeniem spraw związanych z bibliotekami,
̶ nadzór merytoryczny nad prowadzeniem spraw związanych z realizacją zadań z zakresu muzeów,
̶ nadzór merytoryczny nad realizowaniem zadań Miasta z zakresu kultury fizycznej, sportu, rekreacji i wypoczynku,
̶ koordynowanie imprez kulturalnych, sportowych i rekreacyjnych w obrębie jednostek miejskich oraz współpraca w obrębie regionalnym,
̶ współpraca z Centrum Promocji i Informacji Turystycznej, Giżyckim Centrum Kultury, Miejskim Ośrodkiem Sportu i Rekreacji, Miejską Biblioteką Publiczną, Miejskim Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Centrum Profilaktyki Uzależnień i Integracji Społecznej oraz Centrum Integracji Społecznej;
h) koordynowanie działań związanych ze współpracą z zagranicą, z miastami partnerskimi (współorganizacja imprez z udziałem miast partnerskich, koordynacja działań związanych z pobytem delegacji zagranicznych);
i) prowadzenie spraw związanych z organizacją i przebiegiem kontaktów Burmistrza z miastami partnerskimi i podmiotami zagranicznymi;
j) współpraca z jednostkami organizacyjnymi Miasta, organizacjami i instytucjami działającymi na terenie Miasta w zakresie prowadzonej współpracy zagranicznej;
k) ewidencja obiektów hotelarskich, w tym przeprowadzanie kontroli istniejących obiektów hotelarskich i aktualizowanie ewidencji;
l) prowadzenie rejestru Instytucji Kultury;
m) przyjmowanie wniosków o stypendia sportowe i prowadzenie dokumentacji z tym związanej;
n) przyjmowanie wniosków o nagrody Burmistrza w dziedzinie kultury i sportu oraz prowadzenie dokumentacji z tym związanej;
o) prowadzenie i nadzór spraw związanych z działalnością Młodzieżowej Rady Miasta;
p) koordynowanie działań związanych z wdrożeniami programów społecznych: Karta Dużej Rodziny, Giżycka Karta Mieszkańca;
q) prowadzenie spraw związanych z realizacją budżetu obywatelskiego;
r) realizacja zadań Punktu Obsługi Inwestora w zakresie:
̶ współdziałania z samorządem gospodarczym, organizacjami pracodawców oraz innymi organizacjami przedsiębiorców,
̶ opracowywanie analiz sytuacji gospodarczej Miasta,
̶ promowania przedsiębiorczości na terenie Miasta i prowadzenie działalności na rzecz rozwoju inicjatyw gospodarczych,
̶ opracowywania i realizacji strategii promowania Miasta,
̶ bieżącej aktualizacji danych dotyczących oferty inwestycyjnej na portalu gminy.
7) Stanowisko do spraw bhp i ppoż.:
Prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz bezpieczeństwem ppoż. w Urzędzie, a w szczególności:
̶ okresowa analiza stanu bhp,
̶ stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
̶ przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
̶ zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
̶ przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp,
̶ rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
̶ udział w dochodzeniach powypadkowych, prowadzenie dokumentacji z tym związanej,
̶ współdziałanie z inspekcją pracy,
̶ przeprowadzanie instruktażu ogólnego w ramach szkolenia wstępnego w zakresie bhp zatrudnianych pracowników w Urzędzie,
̶ udział w opracowywaniu oceny ryzyka zawodowego.


źródło: Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Giżycku - Zarządzenie nr 287/2020 Burmistrza Miasta Giżycka z dnia 02 marca 2020 r.