Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

Giżycko, dn. 05.12.2018 r.

Znak sprawy: BP.042.29.38.2017.JN

ZAPYTANIE OFERTOWE

przygotowanie konferencji na zakończenie projektu „Rozbudowa budynku administracyjno-sanitarnego w Ekomarinie o funkcje edukacyjno-szkoleniowe wraz z zakupem wyposażenia” współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko – Mazurskiego na lata 2014 – 2020.

I. Postanowienia ogólne:

1. Tryb rozeznanie rynku: zaproszenie do złożenia oferty cenowej. Zamawiający planuje przeznaczyć na realizację zadania kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro, zatem zamówienie jest realizowane na podstawie Kodeksu Cywilnego.

UWAGA ! Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Wykonawca zobowiązany jest wraz z ofertą dostarczyć Zamawiającemu szczegółowy opis oferowanego przedmiotu zamówienia na podstawie załącznika nr 2.

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo do :
   1. odwołania zapytania bez podania przyczyn, odstąpienie od rozstrzygnięcia, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie, w tym do terminu otwarcia ofert może zmienić warunki zapytania informując o tym na stronie internetowej www.bip.gizycko.pl w rubryce przetargi. W sytuacji, gdy Zamawiający uzna zmianę warunków za istotną może wydłużyć termin do złożenia oferty,
   2. żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie zapytania,
   3. wyłącznej interpretacji zapisów ogłoszenia, jak również jego załączników,
   4. możliwości przeprowadzenia dodatkowych negocjacji z Wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą,
   5. sprawdzania w toku oceny oferty wiarygodności przedstawionych przez Wykonawców dokumentów, danych oraz informacji.

II. Zamawiający:

Gmina Miejska Giżycko

Aleja 1 Maja 14

11-500 Giżycko

NIP: 845 19 51 457

tel.: 87 432 41 11

adres e-mail: urzad@gizycko.pl

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa polegająca na zorganizowaniu konferencji na zakończenie projektu „Rozbudowa budynku administracyjno-sanitarnego w Ekomarinie o funkcje edukacyjno-szkoleniowe wraz z zakupem wyposażenia” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko – Mazurskiego na lata 2014 – 2020.

Zakres zadań do wykonania w ramach usługi:

a)                 promocja wydarzenia, tj. opracowanie plakatów - 30 szt., zaproszenie mediów, opracowanie treści na strony internetowe i społecznościowe; dwa roll-upy promocyjne – treść i projekt do uzgodnienia z Zamawiającym;

b)                 zestaw informacyjny o projekcie na konferencję polegająca m.in. opracowaniu treści nt. projektu wraz z programem wraz teczką – 200 szt.;

c)                  zaproszenie co najmniej dwóch prelegentów sportowców w ramach promocji projektu;

d)                 zapewnienie co najmniej jednego moderatora na wydarzenie;

e)                 organizacja rekrutacji uczestników – bezpłatne biletowanie;

f)                   organizacja poczęstunku: catering w formie szwedzkiego stołu dla minimum 200 uczestników konferencji wraz z obsługą. Menu zawiera:

- napoje ciepłe i zimne (m. in. kawa rozpuszczalna, kawa sypana, mleko/śmietanka, woda gazowana, woda niegazowana, herbata – co najmniej 3 rodzaje, cukier, soki – co najmniej dwa rodzaje).

- przekąski: co najmniej 5 propozycji do wyboru każdej z pozycji: przekąsek zimnych,  ciast/ innych kruchych wypieków cukierniczych.

Propozycję menu należy przedstawić w załączniku nr 2.

Szwedzki stół a także stoliki dodatkowe powinny znaleźć się w sali konferencyjnej lub w pomieszczeniach sąsiadujących z salą konferencyjną (do ustalenia z zamawiającym). Wykonawca zapewni zastawę ceramiczną/porcelanową/ szklaną/ lub inną, lub naczynia jednorazowe na przekąski i napoje, serwetki, jeśli potrzebne - sztućce, dekorację stołów, obsługę (co najmniej 2 osoby do obsługi i pilnowania porządku). Wykonawca zadba o estetykę i odpowiednią temperaturę posiłków i napojów.

g)                 przygotowanie 200 sztuk pakietów pamiątkowych na zakończenie konferencji, w tym po 3 szt. gadżetów – kalendarz (wielkość min. A3, 7-stronicowe, spiralowany), plecaczki typu worek, notesy (A6, min. 25 kartek) lub inny gadżet po uzgodnieniu z Zamawiającym; Propozycję pakietu należy przedstawić w załączniku nr 2.

h)                 po zakończeniu spotkania Wykonawca uprzątnie i doprowadzi miejsce świadczenia usługi do stanu uprzedniego.

Organizacja konferencji jest promocją projektu pn.„Rozbudowa budynku administracyjno-sanitarnego w Ekomarinie o funkcje edukacyjno-szkoleniowe wraz z zakupem wyposażenia”, w związku z powyższym Wykonawca w ramach realizacji usługi  zobowiązany  jest do zastosowania obowiązków informacyjnych i promocyjnych zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie informacji i promocji programów operacyjnych polityki spójności na lata 2014-2020 oraz

Podręcznikiem Wnioskodawcy i Beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji, Kartę wizualizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020 oraz Poradnik z zakresu obowiązków informacyjnych.

1. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego konsultowania się z Zamawiającym w trakcie przygotowania i trwania konferencji oraz uwzględnienia wszelkich uwag i sugestii Zamawiającego dotyczących przygotowania materiałów promocyjnych oraz treści promocyjno-informacyjnych.
   1. Zamawiający udostępni nieodpłatnie salę konferencyjną w Porcie Ekomarina w Giżycku.
   2. Miejsce realizacji zamówienia: Port EKOMARINA, ul. Dąbrowskiego 14, 11- 500 Giżycko.

4. Wykonawca zapewni wyposażenie sali: minimum 150 krzesełek – ich transport i rozstawienie w sali konferencyjnej (następnie transport powrotny), rzutnik multimedialny, oświetlenie sali, nagłośnienie i minimum 2 mikrofony, zorganizowanie i rozstawienie  ekranu odpowiednio dużego do wyświetlenia na konferencji prezentacji.
5. Wykonawca zapewni podłączenie wszelkiego sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i audiowizualnego użytego podczas konferencji i jego obsługę podczas trwania konferencji.

IV. Kryteria oceny i wyboru oferty:

Przy wyborze ofert Zamawiający będzie kierował się najwyższą liczbą otrzymanych punktów w kryterium cena brutto (waga punktowa):

Otrzymane punkty cena = (Cena najniższa spośród złożonych ofert / Cena badanej oferty) x 100 pkt.

Maksymalna liczba  punktów możliwa do uzyskania – 100 pkt.

VI. Termin, miejsce i forma składania ofert:

1. Oferty należy składać do dnia 10 grudnia 2018 r. do godziny 10.00, w formie pisemnej na adres: Urząd Miejski w Giżycku, Aleja 1 Maja 14 (z dopiskiem: OFERTA - EKOMARINA – konferencja na zakończenie projektu „nie otwierać”) lub w wersji elektronicznej na adres e-mail: jagoda.nowicka@gizycko.pl.

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4. Wzór formularza ofertowego stanowi załącznik nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego.

VII. Opis sposobu przygotowania oferty:

1. Oferta powinna zostać złożona na formularzu ofertowym, którego wzór określa załącznik nr 1. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszelkich prac i czynności niezbędnych do realizacji przedmiotu zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach określonych w ofercie Wykonawcy, w tym także koszty przedmiotu zamówienia.

2. Ceny podane w ofercie i zaakceptowane przez Strony nie podlegają zmianom przez cały okres obowiązywania umowy.

3. Do formularza ofertowego należy załączyć również szczegółowy opis oferowanego przedmiotu na podstawie załącznika nr 2.

VIII. Termin wykonania zamówienia:

- realizacja zamówienia to 20 grudnia 2018 r.

IX. Dodatkowe informacje dotyczące zamówienia:

Wszelkie informacje udzielane są drogą elektroniczną za pośrednictwem adresu:

jagoda.nowicka@gizycko.pl, tel. 87 732 41 55