Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

  Znak sprawy – WPI.042.10.19.2015MF                                 Giżycko, 03 czerwca 2015 r.                                                                        

Gmina Miejska Giżycko (Beneficjent)
al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

Zapytanie ofertowe  na zorganizowanie w Giżycku konferencji na zakończenie projektu
„Planowanie miejskiego obszaru funkcjonalnego na terenie Krainy Wielkich Jezior Mazurskich”
współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 (Konkurs dotacji na działania wspierające jednostki samorządu terytorialnego w zakresie planowania miejskich obszarów funkcjonalnych, ogłoszony przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego), w ramach Priorytetu 4 Komunikacja i Promocja Działania 4.2 Wymiana doświadczeń pomiędzy uczestnikami procesu realizacji NSRO
 
I. Postanowienia ogólne
1.    Postępowanie o wartości szacunkowej poniżej  30,0 tys. euro.
2.    Beneficjent (Zamawiający):
Gmina Miejska Giżycko                                                                                                                     

al. 1 Maja 14                                                                                                                                          

11-500 Giżycko                                                                                                                                  

NIP 845 – 19 – 51 -457                                                                                                                     
            www.gizycko.pl
            Osoba do kontaktów:
            Magdalena Fuk tel. 87 7324 155 e-mail magdalena.fuk@gizycko.pl
            fax. 874285241      
 
 II. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie w Giżycku konferencji  na zakończenie projektu pn. „Planowanie miejskiego obszaru funkcjonalnego na terenie Krainy Wielkich Jezior Mazurskich” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013.

Zakres zamówienia obejmuje:
•    Przygotowanie i udostępnienie sali konferencyjnej w obiekcie hotelowym/konferencyjnym ( na tere-nie miasta Giżycka ) wraz z wymaganym wyposażeniem oraz obsługą urządzeń w trakcie konferencji.  
•    Rejs statkiem wraz z przygotowaniem obiadu na statku dla uczestników konferencji w formie stołu szwedzkiego: zupa, danie gorące, zimne przekąski, kawa, herbata, cukier, mleko do kawy, cytryna, zimne napoje, ciasto i inne wypieki cukiernicze ( szacunkowa ilość osób – 50).
Pozostałe warunki:
•    Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby uczestników konferencji, w granicach - 10 osób co będzie się wiązało ze zmianą wynagrodzenia  umownego za wykonanie usługi, w zakresie składnika wynagrodzenia – obiad na statku - Zamawiający poinformuje Wykonawcę zamówienia w terminie do dnia 17-06- 2015 r. do godz. 10oo o ostatecznej ilości uczestników.
•    Wymogi dotyczące rejsu: statek na ok. 50 osób, minimum jednopokładowy + zadaszony taras wido-kowy , wyposażony w toaletę, zapewnienie ubezpieczenia pasażerów, czas trwania ok. 3 godz. trasa - po jeziorach Niegocin i Kisajno ( ostateczna trasa do uzgodnienia).
•    Odległość sali konferencyjnej od miejsca wsiadania/wysiadania ze statku nie więcej niż 500 m,  
•     Zamawiający - organizator konferencji odpowiada za program oraz zaproszenie gości.                                                                                                                            Program konferencji:                                                                                                                             10.oo – 13.oo  – prezentacja założeń oraz wyników projektu
•    13.30 - 16.30  –  rejs statkiem obiad dla zaproszonych gości
Obowiązki Wykonawcy:
•    Wykonawca zapewni salę konferencyjną na min. 50 osób wraz z wyposażeniem tj.: min. 50 krzeseł, laptop z zainstalowanym najnowszym oprogramowaniem obsługującym program Power Point Microsoft Word, rzutnik multimedialny, oświetlenie sali, nagłośnienie ( minimum 2 mikrofony ), zor-ganizuje i rozstawi ekran odpowiednio duży do wyświetlenia prezentacji Power Point.
•    Wykonawca zapewni podłączenie wszelkiego sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i audiowi-zualnego użytego podczas konferencji i jego obsługę podczas trwania konferencji.
•    Wykonawca zadba o estetykę i odpowiednią temperaturę posiłku.
•    Wykonawca zapewni bezpieczeństwo na statku oraz ubezpieczy od odpowiedzialności cywilnej uczestników konferencji na statku.
•    Wykonawca wyznaczy osobę do kontaktów roboczych z Zamawiającym.
III. Termin wykonania zamówienia
1.    Planowany termin podpisania umowy z wybranym Wykonawcą - do dnia 15 czerwca 2015 r.
2.    Termin realizacji zamówienia: 19 czerwca 2015r. w godz. 10.oo - 16.3o.
IV.  Opis sposobu przygotowania oferty
1.    Wypełniony formularz ofertowy wg załącznika do zapytania ofertowego.
2.    Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach   określonych w ofercie Wykonawcy.
 V.     Kryterium wyboru ofert:
          Przy wyborze oferty pod uwagę będą brane następujące przesłanki: cena i różnorodność menu.

 
VI.    Termin, miejsce i forma składania ofert
1.    Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: magdalena.fuk@gizycko.pl   w terminie  do dnia 10-czerwca 2015r. do godz. 10.oo.
2.    Oferta powinna zawierać opis – „Oferta – Konferencja- Planowanie miejskiego obszaru funkcjo-nalnego na terenie KWJM ”.
3.    Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4.    W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków przy wyborze oferty.
6.    Zamawiający zastrzega możliwość:
-  zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,
    -  zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu.

 


…………………………..


Załączniki:
1. Załącznik nr 1 - formularz ofertowy
2. Załącznik nr 2 - projekt umowy