Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

Znak sprawy – WT.042.10.1.2014EK                                  Giżycko, 07 stycznia 2014                                                                       

Gmina Miejska Giżycko (Beneficjent)

al. 1 Maja 14,11-500 Giżycko

tel. 87 7324 120; fax. 0 87 428 52 41

e-mail: ewa.kulis@gizycko.pl

www.gizycko.pl

Zapytanie ofertowe  na zorganizowanie w Giżycku konferencji na rozpoczęcie projektu

„Planowanie miejskiego obszaru funkcjonalnego na terenie Krainy Wielkich Jezior Mazurskich”

współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013 (Konkurs dotacji na działania wspierające jednostki samorządu terytorialnego w zakresie planowania miejskich obszarów funkcjonalnych, ogłoszony przez Ministerstwo Rozwoju Regionalnego), w ramach Priorytetu 4 Komunikacja i Promocja Działania 4.2 Wymiana doświadczeń pomiędzy uczestnikami procesu realizacji NSRO

I. Postanowienia ogólne

1. Postępowanie o wartości szacunkowej poniżej  14,0 tys. euro.
2. Beneficjent (Zamawiający):

Gmina Miejska Giżycko

al. 1 Maja 14

 11-500 Giżycko            

NIP 845 – 19 – 51 -457  

tel. 877324120;  fax. 874285241     

e-mail: urzad@gizycko.pl                                                                                                                                            Osoba do kontaktów: Ewa Kuliś  – Wydział Techniczno – Inwestycyjny                                        

tel. 87 7324 120,

e-mail ewa.kulis@gizycko.pl

 III. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie w Giżycku konferencji  na rozpoczęcie projektu  pn. „ Planowanie miejskiego obszaru funkcjonalnego na terenie Krainy Wielkich Jezior Mazurskich” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2007-2013.

 Zakres zamówienia obejmuje:

• Przygotowanie i udostępnienie sali konferencyjnej wraz z wymaganym wyposażeniem oraz obsługą urządzeń w trakcie konferencji wykładu. 
• Obiad dla uczestników konferencji w formie stołu szwedzkiego: zupa, danie gorące, zimne przekąski, kawa, herbata, cukier, mleko do kawy, cytryna, woda gazowana i niegazowana, soki, ciasto i inne wypieki cukiernicze ( szacunkowa ilość osób – 50).

  Pozostałe warunki:

Zamawiający zastrzega możliwość zmiany liczby uczestników konferencji, w granicach + - 10 osób co będzie się wiązało ze zmianą wynagrodzenia  umownego za wykonanie usługi w zakresie składnika wynagrodzenia – koszt obiadu; Zamawiający poinformuje Wykonawcę zamówienia w terminie do dnia 27 stycznia 2014 r. do godz. 10^oo o ostatecznej ilości uczestników konferencji.

• Zamawiający - organizator konferencji odpowiada za program oraz zaproszenie gości.                                             Program konferencji:                                                                                                                            
•  13.oo - 14.oo  – prezentacja projektu oraz wyników delimitacji obszaru funkcjonalnego na terenie Krainy Wielkich Jezior Mazurskich                                                                                                 
• 14.oo - 15.oo  – obiad dla zaproszonych gości

Sala konferencyjna oraz obiadowa winny znajdować się w tym samym obiekcie 

Obowiązki Wykonawcy:

• Wykonawca zapewni salę konferencyjną na min. 50 osób wraz z wyposażeniem tj.: min. 50 krzeseł, laptop z zainstalowanym najnowszym oprogramowaniem obsługującym program Power Point i Microsoft Word, rzutnik multimedialny, oświetlenie sali, nagłośnienie ( minimum 2 mikrofony ), zorganizuje i rozstawi ekran odpowiednio duży do wyświetlenia prezentacji Power Point.
• Wykonawca zapewni podłączenie wszelkiego sprzętu oświetleniowego, nagłośnieniowego i audiowizualnego użytego podczas konferencji i jego obsługę podczas trwania konferencji.
• Wykonawca zadba o estetykę i odpowiednią temperaturę posiłku.
• Wykonawca wyznaczy osobę do kontaktów roboczych z Zamawiającym.

IV. Termin wykonania zamówienia

1. Planowany termin podpisania umowy z wybranym Wykonawcą - do dnia 13 stycznia 2014 r.
2. Termin realizacji zamówienia: 28 stycznia 2014 r.. w godz. 13.oo - 15.oo. 

V.   Opis sposobu przygotowania oferty

1. Wypełniony formularz ofertowy wg załącznika do zapytania ofertowego.
2. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności oraz zawierać wszelkie koszty związane z realizacją zamówienia, świadczonego przez okres i na warunkach   określonych w ofercie Wykonawcy.

 VI.     Kryterium wyboru ofert:

          Przy wyborze oferty pod uwagę będą brane następujące przesłanki: cena i różnorodność menu.

 VII.    Termin, miejsce i forma składania ofert

1. Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: ewa.kulis@gizycko.pl w terminie do dnia 10 stycznia 2014r. do godz. 10.oo.
2. Oferta powinna zawierać opis – „Oferta – Konferencja- Planowanie miejskiego obszaru funkcjonalnego na terenie KWJM ”.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do negocjacji warunków przy wyborze oferty.
6. Zamawiający zastrzega możliwość:

-  zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty,

    -  zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu.