Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

Z a r z ą d z e n i e  Nr 5/2010

B u r m i s t r z a    M i a s t a   G i ż y c k a

z dnia 14 grudnia  2010 roku

w sprawie: wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości dotyczących projektu „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion w Gminie Miejskiej Giżycko” dofinansowanego z budżetu środków europejskich  oraz dotacji celowej z publicznych środków krajowych  w  ramach Programu Operacyjnego  Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013   

Na  podstawie  art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( tj. Dz. U. z 2009 r. Nr 152,poz.1223 ze zm.) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 r. Nr 128,poz.861) oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 roku w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. z 2010 r. Nr 38,poz.207)

zarządza się co następuje:

§ 1. Wprowadza się,  jako  obowiązujące zasady (politykę)rachunkowości dotyczącą   projektu„Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion w Gminie Miejskiej Giżycko”   współfinansowanego z budżetu środków europejskich  oraz dotacji celowej z publicznych środków krajowych  w ramach Programu Operacyjnego  Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013:

Oś priorytetowa 8– „Społeczeństwo informacyjne – zwiększanie innowacyjności gospodarki ”

Działanie 8.3.  –„Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu - eInclusion”  stanowiące załącznik Nr 1 do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania  i podlega ogłoszeniu.

 Burmistrz Miasta
/-/
Jolanta  Piotrowska

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr  5/2010
Burmistrza Miasta Giżycka z dnia 14 grudnia 2010 roku

Zasady (polityka) rachunkowości projektu „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion w Gminie Miejskiej Giżycko”

1. ZASADY  OGÓLNE:

1.Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne  przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej  projektu „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion w Gminie Miejskiej Giżycko”

2. Urząd  Miejski w Giżycku  oraz  Budżet  Gminy (ORGAN) posiadają wspólny rachunek bankowy  o numerze  14 2030 0045 1110 0000 0170 2300  w  BGŻ O/Giżycko.  Dla  potrzeb  realizowanego  projektu  zostały otwarte odrębne rachunki bankowe: na przyjęcie dofinansowania  o numerze  40 2030  0045  1110 0000 0189 1370  w BGŻ O/Giżycko  oraz  na płatności dokonywane  przez  Urząd  Miejski  w  Giżycku  o  numerze: 93 2030 0045 1110 0000 0182 3680. Do dysponowania środkami pieniężnymi znajdującymi się na rachunkach bankowych upoważnione są osoby zgodnie z kartami wzorów podpisów.

3. Beneficjentem środków finansowych z  Unii Europejskiej w zakresie realizacji projektu   jest Gmina  Miejska  Giżycko, realizatorem Urząd  Miejski w Giżycku.  Księgi rachunkowe projektu prowadzone są w jednostce budżetowej w siedzibie Urzędu Miejskiego w Giżycku.

Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w systemie  INFOSYSTEM . Analityka do kont  080, 225, 229, 234, 240 prowadzona jest ręcznie z zastosowaniem  kartotek  księgowych.  Każdy użytkownik programu komputerowego  posiada indywidualne hasła zabezpieczające  dostęp do wprowadzania danych.

W planie finansowym jednostki budżetowej (UM) wydatki na realizację Projektu ujęte są w dziale 750 „ Administracja publiczna” rozdział 75095 „ Pozostała działalność”.

4. Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budżetowych z tytułu wpływu dotacji rozwojowych ujmowane są w księgach Budżetu Gminy (Organu). Wpływ dokonywany jest   na wydzielony  dla Projektu rachunek  bankowy. Raz w miesiącu środki z tego rachunku przekazywane są  na rachunek  podstawowy   Budżetu.

5. Wydatki inwestycji ujmuje się w rozbiciu  na: środki unijne, środki z budżetu krajowego i środki własne  z odpowiednią czwartą cyfrą klasyfikacji budżetowej.

7. Rachunkowość budżetu(Organu) obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków, a rachunkowość w jednostce  budżetowej (UM) – koszty inwestycji, rozrachunki między kontrahentami, Urzędem i budżetem.  

II.KLASYFIKACJA   BUDŻETOWA

Ewidencja księgowa projektu prowadzona jest w sposób umożliwiający identyfikację zadania, zgodnie z klasyfikacją budżetową określoną w rozporządzeniu Ministra Finansów  w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach klasyfikacji budżetowej dla danego Projektu stosuje się   czwartą cyfrą  jest „7” i „9”.

III. OBIEG, OPIS i KONTROLA DOKUMENTÓW  KSIĘGOWYCH

1.Realizacja wydatków następuje zgodnie z projektem, podpisanymi umowami, aneksami i harmonogramami, na podstawie prawidłowo wystawionych , opisanych i zatwierdzonych dokumentów księgowych.

2. Płatności dokonywane są  w  formie  bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu   Home banking, na podstawie  dokumentów księgowych stwierdzających konieczność  dokonania  ww. przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest wtórnik zlecenia   oraz wyciąg bankowy.

3. Na dowodach  księgowych  (fakturach) powinny  się znaleźć   następujące  elementy opisu:

Zatwierdzenia  dowodu księgowego  do  wypłaty:

1)proporcja udziału środków unijnych, środków z budżetu krajowego  i środków własnych

2)pozycja księgowa – numer księgowy

3)dekretacja

4)klasyfikacja budżetowa i zatwierdzenie do wypłaty

5)informacja o treści: Projekt pn.„Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion w Gminie Miejskiej Giżycko” dofinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach  Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka  2007 – 2013

6) pieczątkę z treścią: „zapłacono, czekiem, poleceniem  przelewu  Nr …  z dnia …. „   podpis pracownika dokonującego przelewu.

7)pieczątka z treścią: Urząd Miejski w Giżycku, data wpływu, liczba dziennika i podpis osoby przyjmującej.

4. Dowody księgowe (faktury) dotyczące zatwierdzenia i akceptacji Projektu finansowanego ze środków unijnych podpisane  są  przez Burmistrza  lub  jego zastępcę  oraz  skarbnika lub osobę przez skarbnika upoważnioną. Pod względem merytorycznym  faktury podpisuje sekretarz gminy miejskiej Giżycka, po wcześniejszym sprawdzeniu przez  kierownika finansowego Małgorzatę  Kulas, która poświadcza faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich kwalifikowalność, sprawdza czy dane  zawarte na dowodach księgowych są zgodne z zawartą umową o dofinansowanie projektu, umową z wykonawcą zadania, harmonogramem rzeczowo – finansowym  oraz  koordynatora projektu  Szymona Grabowskiego. Pod względem zgodności  z ustawą  Prawo zamówień publicznych podpisuje koordynator projektu - pracownik Pionu Ochrony Szymon Grabowski. Pod względem formalnym i rachunkowym podpisywane są  przez pracowników Wydziału Finansowo – księgowego.

5. Kierownik finansowy przygotowuje wnioski o płatność z częścią sprawozdawczą z przebiegu realizacji projektu w sposób poprawny, terminowy i rzetelny oraz przesyła je do Instytucji  Wdrażającej/Instytucji Pośredniczącej II stopnia.

Beneficjent  składa Wnioski o płatność w formie i w oparciu o wzór określony  przez Instytucję Zarządzającą PO  IG  oraz zobowiązany jest do złożenia wniosków drogą elektroniczną  i  w  wersji papierowej.

Po zakończeniu inwestycji  kierownik finansowy sporządza  dowód  OT.  Dowód  OT po podpisaniu przez osoby upoważnione zostaje przekazany do Wydziału Finansowo – Księgowego celem przyjęcia środka trwałego na majątek Urzędu Miejskiego.

IV.EWIDENCJA  KSIĘGOWA  DOKUMENTÓW  I  OPERACJI  FINANSOWYCH

1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem  środków  unijnych w Organie Gminy korzysta się z bilansowych kont syntetycznych:

133 - 3   rachunek budżetu w BGŻ

133 – 14  rachunek bankowy, wydzielony na przyjęcie dotacji rozwojowych na realizację                  

             Projektu

140 –    środki pieniężne w drodze

240 – 1 pozostałe rozrachunki

901 – 4 dochody budżetu

901 – 14 dochody budżetu ( dotacje rozwojowe)

902 – 14 wydatki budżetu

960 –    skumulowane wyniki  budżetu

961 –    wynik wykonania  budżetu

961 – 14 wynik wykonania Projektu

962 –   wynik na pozostałych operacjach.

Ewidencja księgowa:

Ogólną zasadą  systemu płatności dla działań finansowanych ze środków Unii Europejskiej jest przekazywanie Beneficjentowi środków finansowych zgodnie z umową o dofinansowanie projektu. Otrzymane środki europejskie ewidencjonowane są na wydzielonym dla Projektu rachunku i na następujących kontach: 133 – 14 rachunek bankowy dla Projektu i 901 –14 dochody budżetu w zakresie dotacji rozwojowych. Ujęcie otrzymanych środków w budżecie jednostki samorządu terytorialnego następuje na koncie 133–3 „Rachunek budżetu” w korespondencji z kontem 901–4 „Dochody budżetu”. A zatem otrzymane przez Gminę Miejską środki   ujmuje się w rozdziale 75095 „Pozostała działalność”  w § 6207  w zakresie środków europejskich  i w § 6209 w zakresie  dotacji celowej ze środków krajowych.

2. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem  środków europejskich w Urzędzie Miejskim, tj. w jednostce budżetowej korzysta się z bilansowych kont syntetycznych:

011 -  Środki trwałe – środki trwałe przejęte po zakończeniu robót inwestycyjnych wycenia się po koszcie wytworzenia(zdefiniowanego w art.28 ust.3 ustawy o rachunkowości), to jest w wartości wszystkich poniesionych na dany obiekt kosztów – zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich, poniesionych od momentu podjęcia inwestycji aż do przejęcia środka do używania w stanie kompletnym;

080 -  Inwestycje (środki trwałe w budowie) – analitycznie dla projektu 080 - 14

130 -  Rachunek bieżący jednostki  - analitycznie   dla projektu  130 – 14

201 -  Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami – wyrażone w walutach obcych operacje 

          gospodarcze wycenia się następująco:

            - składniki  aktywów i pasywów(np. należności i zobowiązania) – po obowiązującym

              w danym dniu średnim kursie ogłoszonym dla danej waluty przez NBP

           - zapłata należności lub zobowiązań – po kursie faktycznie zastosowanym w tym dniu,

             wynikającym z charakteru operacji

225 -  Rozrachunki z budżetami

Zespół 4 – koszty według rodzajów i ich rozliczenie – analitycznie dla projektu 4xx - 14

720 -  przychody  z tytułu dochodów budżetowych

800 -  Fundusz jednostki

810 -  Dotacje budżetowe, płatności z budżetu środków europejskich oraz środki z budżetu

860 -  Wynik finansowy.

Ewidencja księgowa:

V. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ROZLICZENIA W TRAKCIE  POSZCZEGÓLNYCH ETAPÓW  DZIAŁANIA  - OKREŚLENIA  OSÓB  ODPOWIEDZIALNYCH

1.Beneficjent jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości (100%) środków przeznaczonych na dany Projekt.

2. Umowa z wykonawcą jest zawierana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z przepisami prawa zamówień publicznych.

3. Projekt realizowany w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007 – 2013 z  budżetu   środków  europejskich, jest wdrażany zgodnie z  zawartą  umową  o dofinansowanie Projektu.

4.Wydatki poniesione w ramach realizacji Projektu są dokładne i prawdziwe, a wyniki zostały uzyskane z systemu księgowania.

5. Wydatki zostały faktycznie poniesione, a dokumentacja pomocnicza (faktury i dokumenty o podobnej wartości dowodowej) jest dostępna.

6.Płatność na rzecz wykonawcy została dokonana w sposób prawidłowy.

7. Prowadzona jest sprawozdawczość  i rozliczenia za poszczególne etapy działania.

Wykaz osób uprawnionych do podpisywania pod względem merytorycznym, formalno –rachunkowym, zgodności z procedurami Prawa zamówień publicznych, zatwierdzenia do wypłaty dokumentów księgowych związanych z realizacją Projektu:

VI. PRZECHOWYWANIE  I  ARCHIWIZACJA  DOKUMENTACJI PROJEKTU

1.Wydział Finansowo – księgowy prowadzi księgi rachunkowe projektu oraz przechowuje   dokumenty księgowe.

2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji projektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach  w  siedzibie Urzędu Miejskiego.

3.Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych UM w Giżycku i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Miejską Giżycko – Urząd Miejski w Giżycku: tj: faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki  komputerowe dotyczące realizowanego Projektu przechowywane są w Wydziale Finansowo – Księgowym.

4. Po zakończeniu realizacji Projektu przez Gminę Miejską Giżycko i rozliczeniu finansowym przez Instytucję Wdrażającą/Instytucję Pośredniczącą II stopnia, dowody księgowe Projektu oraz wszelką dokumentację związaną z projektem, jego rozliczeniem i sprawozdawczością  zostaną przekazane do archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Miejskiego w Giżycku.

5. Dokumentacja dotycząca realizacji projektu przez Gminę Miejską Giżycko przechowywana będzie  w archiwum zakładowym zgodnie z umową o dofinansowanie Projektu do dnia  31 grudnia 2017 roku.