Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

Giżycko, 03.09.2018r.

ZP.271.1.44.2018.ArPo

ZAPYTANIE OFERTOWE

rozeznanie cenowe z opcją zawarcia umowy na opracowanie dokumentacji oraz projektów graficznych symboli Miasta Giżycka

Zamawiający:

Gmina Miejska Giżycko, Urząd Miejski w Giżycku, al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

1. Postanowienia ogólne

Wartość szacunkowa planowanego zamówienia stanowi kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000euro. Do zamówienia nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia2004 r. Prawo zamówień publicznych (art. 4 pkt. 8).

2. Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest opracowanie dokumentacji oraz projektów graficznych symboli Miasta Giżycka, obejmujących: herb, flagę, flagę stolikową, pieczęcie: Miasta, Rady Miejskiej w Giżycku, Burmistrza Miasta Giżycka oraz łańcuchów samorządowych (Burmistrza Miasta Giżycka, Przewodniczącego Rady Miejskiej w Giżycku).

Przedmiot zamówienia obejmuje:

1. Przeprowadzenie kwerendy historyczno-heraldycznej oraz prac weksylologicznych.

2. Przygotowanie i dostarczenie projektów graficznych, wzorów symboli Miasta.

3. Opracowanie pełnej dokumentacji – wniosków o zaopiniowanie symboli przez ministra właściwego do spraw administracji publicznej, obejmującej w szczególności:

a) barwny wzór i opis znaku ze wzornikiem barw w systemie CMYK,

b) w przypadku weksyliów rysunek konturowy z podaniem proporcji części składowych,

c) studium historyczno-heraldyczne, na podstawie którego dokonano doboru godeł i barw,

• pochodzenie nazw miejscowych i ich pierwotne znaczenie (etymologia);

• przynależność geograficzno-historyczną;

• w odniesieniu do historycznych herbów, podać podstawowe informacje o wykorzystanych źródłach ikonograficznych, załączając wizerunki;

• jeżeli zachowały się dawne pieczęcie lub dokumenty, na których są czytelne wizerunki pieczęci, zamieścić ich reprodukcje;

• informacje o kolejnych właścicielach miasta, nazwiska, herby, daty, kto był założycielem miejscowości i który z dawnych właścicieli wniósł największy wkład w jej rozwój;

• zapis chronologiczny (daty i krótkie informacje) najważniejszych wydarzeń w dziejach tej ziemi (np. powstanie parafii, przemysłu, znane bitwy, klęski żywiołowe, migracje);

• informacje o najważniejszych zabytkach, dawnych cmentarzach, mogiłach, itp.;

• tradycje kulturalne: lokalne kulty świętych, stosunki wyznaniowe, patroni parafii, miejscowe podania, legendy;

• specyfika regionu: tradycje gospodarcze, warunki i osobliwości przyrodnicze itp.;

d) przygotowanie projektu uchwały z uwzględnieniem zasad używania symboli.

Uwaga!

• Symbole powinny być opracowane zgodnie z zasadami heraldyki, weksylologii oraz miejscową tradycją historyczną,

• Przy realizacji przedmiotu zamówienia należy uwzględnić:

- „Zasady tworzenia herbów, flag, sztandarów i pieczęci jednostek samorządu terytorialnego w Polsce” – zał. nr 1 do zapytania,

- „Podstawowe zasady sporządzania łańcuchów samorządowych” – zał. nr 2 do zapytania.

III. Przebieg realizacji przedmiotu zamówienia

Etap I

a) przeprowadzenie badań historyczno-heraldycznych, zmierzających do określenia tradycji heraldycznych na terenie Miasta Giżycka, wykonanie prac weksylologicznych,

b) opracowanie studium historyczno heraldycznego, obejmującego w szczególności:

• pochodzenie nazw miejscowych i ich pierwotne znaczenie (etymologia);

• przynależność geograficzno-historyczną;

• w odniesieniu do historycznych herbów, podać podstawowe informacje o wykorzystanych źródłach ikonograficznych, załączając wizerunki;

• jeżeli zachowały się dawne pieczęcie lub dokumenty, na których są czytelne wizerunki pieczęci, zamieścić ich reprodukcje;

• informacje o kolejnych właścicielach miasta, nazwiska, herby, daty, kto był założycielem miejscowości i który z dawnych właścicieli wniósł największy wkład w jej rozwój;

• zapis chronologiczny (daty i krótkie informacje) najważniejszych wydarzeń w dziejach tej ziemi (np. powstanie parafii, przemysłu, znane bitwy, klęski żywiołowe, migracje);

• informacje o najważniejszych zabytkach, dawnych cmentarzach, mogiłach, itp.;

• tradycje kulturalne: lokalne kulty świętych, stosunki wyznaniowe, patroni parafii, miejscowe podania, legendy;

• specyfika regionu: tradycje gospodarcze, warunki i osobliwości przyrodnicze itp.;

c) opracowanie wstępnych projektów symboli (co najmniej 3 wersje). Projekty zostaną przedstawione Zamawiającemu w celu dokonania wyboru lub wniesienia uwag. Uwaga, w sytuacji wniesienia uwag przez Zamawiającego Wykonawca zobowiązany będzie do wykonania dodatkowo 2 projektów każdego z symboli, uwzględniających uwagi Zamawiającego.

Etap II

a) opracowanie wniosku, dokumentacji oraz projektów graficznych symboli w celu wystąpienia do ministra właściwego ds. administracji publicznej o wydanie opinii w trybie ustawy z dnia 21 grudnia 1978r. o odznakach i mundurach (t.j. Dz.U. z 2016, poz. 38),

b) dostarczenie projektu uchwały Rady Miejskiej w Giżycku ustanawiającej symbole Miasta wraz z zasadami ich używania,

c) uzyskanie pozytywnej opinii ministra właściwego ds. administracji publicznej,

d) po uzyskaniu pozytywnej opinii ministra Wykonawca dostarczy w wersji papierowej i cyfrowej wzory graficzne symboli Miasta (ze wzornikiem barw w systemie CMYK)

Uwaga!

W przypadku negatywnej opinii/uwag Komisji Heraldycznej, Wykonawca zobowiązany jest do dokonania niezbędnych korekt/zmian uwzględniających stanowisko Komisji Heraldycznej/właściwego ministra.

Ponowny brak pozytywnej opinii Komisji Heraldycznej uprawnia Zamawiającego do rozwiązania umowy w trybie natychmiastowym. W takiej sytuacji Wykonawcy nie przysługuje wynagrodzenie za Etap II.

Warunki płatności:

Etap I – 40% wynagrodzenia umownego, po akceptacji dokumentacji i wzorów symboli,

Etap II – 60% wynagrodzenia umownego, po uzyskaniu pozytywnej opinii ministra właściwego ds. administracji publicznej.

IV. Kryteria wyboru oferty:

1. cena - 70%

2. doświadczenie Wykonawcy – 20%

3. termin wykonania etapu I – 10%

V. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferta powinna zawierać:

• precyzyjnie określoną oferowaną cenę netto/brutto za realizację całości zamówienia, obejmującą wszystkie koszty związane z przygotowaniem i realizacją przedmiotu zamówienia – zgodnie z formularzem ofertowym, stanowiącym zał. nr 3 do zapytania.

• wykaz zrealizowanych w okresie ostatnich 5 lat zadań w zakresie tożsamym z przedmiotem zamówienia wraz z referencjami. Zamawiający przy ocenie uwzględni wykonane zadania, które uzyskały pozytywną opinię ministra właściwego ds. administracji publicznej.

VI. Termin, miejsce i forma składania ofert

Ofertę należy przesłać/dostarczyć na adres Zamawiającego: Urząd Miejski w Giżycku, al. 1 Maja 14 w terminie do dnia 17.09.2018r.. do godz.12:00. Otwarcie ofert nastąpi 17.09.2018r. o godz. 12:10. Oferta powinna zostać właściwie oznaczona z dopiskiem „Wykonanie symboli Miasta Giżycka” oraz właściwie zabezpieczona przed możliwością otwarcia przed terminem otwarcia ofert.

Uwagi końcowe:

1. Zamawiający zastrzega prawo do:

1) odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie bez podania przyczyny,

2) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty oraz bez uzasadnienia,

3) zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu,

4) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie przetargu,

5) wyłącznej interpretacji zapisów ogłoszenia,

6) możliwości przeprowadzenia dodatkowych negocjacji z wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, a w szczególności negocjacji ceny w odniesieniu do zaakceptowanych przez Zamawiającego materiałów, różniących się od przedstawionych w pierwotnej ofercie,

7) podjęcia negocjacji ze wszystkimi Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania,

     2. Oferta przygotowywana jest na koszt Wykonawcy. Wykonawcy z tytułu kosztów przygotowania oraz złożenia oferty nie przysługują jakiekolwiek roszczenia względem Zamawiającego.