Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

Giżycko,09.11.2017 r.

ZP.271.1.33.2017.ARPO

ZAPYTANIE  OFERTOWE

rozeznanie cenowe z opcją zawarcia umowy

na wdrożenie i dostawę oraz uruchomienie systemu do obsługi programu „Giżycka Karta Mieszkańca”

 Zamawiający:

   Gmina Miejska Giżycko,  Urząd Miejski w Giżycku, al. 1 Maja 14, 11-500 Giżycko

 I. Postanowienia ogólne

Wartość szacunkowa planowanego zamówienia stanowi kwotę poniżej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro. Zamówienie będzie realizowane na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych.

 II. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest wdrożenie i uruchomienie od 1 stycznia 2018 r. w Gminie Miejskiej Giżycko programu „Giżycka Karta Mieszkańca”, którego wstępne założenia/projekty zostały przedstawione w załączniku.

Informacje ogólne:

a) okres obowiązywania umowy 24 miesiące;

b) dwa etapy realizacji Programu:

 I etap – Obiekty samorządowe – uruchomienie od 1 stycznia 2018

- punkty uwzględnione w Programie: Pływalnia, Lodowisko, Giżyckie Centrum Kultury, Twierdza Boyen, Komunikacja Miejska, Urząd Miejski

II etap – Podmioty prywatne – uruchomienie od 1 stycznia 2019 (z zastrzeżeniem, że termin ten może zostać zmieniony).

Obowiązkiem Wykonawcy będzie:

a) dostarczenie dedykowanego systemu, oprogramowania komputerowego do obsługi Programu,

b) dostarczenie oprogramowania do personalizacji kart,

c) dostarczenie terminali do weryfikacji kart i monitorowania systemu (minimum 6 lokalizacji),

d) wdrożenie systemu,

e) opieka serwisowa w okresie obowiązywania umowy,

f)  przeszkolenie personelu,

g) opracowanie projektów druków oraz dokumentów promocyjnych (plakaty, ulotki, naklejki) z uwzględnieniem logotypów i grafiki ujętych w Księdze tożsamości dostępnej pod adresem:

http://www.bip.gizycko.pl/wiadomosci/1207/wiadomosc/360476/zarzadzenie_nr_3372017_burmistrza_miasta_gizycka_z_dnia_18_stycz

III.  Kryteria wyboru oferty:

a) cena  - 80%

b) koncepcja, funkcjonalność rozwiązań – 10%

c) doświadczenie Wykonawcy – 10%

IV. Opis sposobu przygotowania oferty

Oferta powinna zawierać:

• precyzyjnie określoną oferowaną cenę netto/brutto za realizację całości zamówienia, obejmującą wszystkie koszty w okresie obowiązywania umowy oraz sposób płatności, uwzględniający dwa lata obowiązywania umowy oraz dwa etapy;
• cenę za dostarczenie dodatkowego terminala;
• projekty graficzne materiałów promocyjnych, druków;
• funkcjonalności systemu komputerowego (ewentualnie wersję demo)
• koncepcję wdrożenia (harmonogram), rozwoju Programu
• cenę za dostarczenie karty bez nadruku oraz z nadrukiem (personalizowaną)
• udokumentowane doświadczenie Wykonawcy w zakresie wdrożenia podobnych rozwiązań, tożsamych z przedmiotem zamówienia

Uwaga!!!! Wykonawca może przedstawić ofertę wariantową, obejmującą powyższe elementy. Przez ofertę wariantową należy rozumieć alternatywną propozycję innych rozwiązań techniczno - organizacyjnych mających na celu skuteczną i efektywną realizację celów programu.

Oferta, która nie będzie zawierała wszystkich wymaganych elementów może być odrzucona.

V. Termin, miejsce i forma składania ofert

Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres: przetargi@gizycko.pl w terminie do dnia
17 listopada 2017 r. do godz.12:00.

Wszelka korespondencja prowadzona będzie drogą elektroniczną pod adresem: przetargi@gizycko.pl, podając w tytule wiadomości „Giżycka Karta Mieszkańca”

Uwagi końcowe:

Zamawiający zastrzega prawo do:

1) swobodnego wyboru ofert w ramach prowadzonego postępowania,

2) odwołania postępowania, unieważnienia go w całości lub w części w każdym czasie bez podania przyczyny,

3) zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty oraz bez uzasadnienia,

4) zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu,

5) żądania szczegółowych informacji i wyjaśnień od Wykonawców na każdym etapie przetargu,

6) wyłącznej interpretacji zapisów ogłoszenia, jak również jego załączników,

7)  możliwości przeprowadzenia dodatkowych negocjacji z wykonawcą, którego oferta zostanie uznana za najkorzystniejszą, a w szczególności negocjacji ceny w odniesieniu do zaakceptowanych przez Zamawiającego materiałów, różniących się od przedstawionych w pierwotnej ofercie,

8) podjęcia negocjacji ze wszystkimi Wykonawcami, którzy nie zostali wykluczeni z postępowania.