Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie Nr 32/2011
Burmistrza Miasta Giżycka
z dnia 04.04.2011 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego w Giżycku

Na podstawie art. 31 i art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym  (t.j. – Dz. U.  z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.); §4 ust. 9 i ust. 11 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji  w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz §1 ust. 3 i 5; § 2 ust. 2, §42 ust. 3 Instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i §4 ust. 3 Instrukcji archiwalnej stanowiącej załącznik nr 6 , do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r.w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych zarządzam, co następuje:

§1

1. Podstawowym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych do dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miejskim w Giżycku jest system tradycyjny.
2. Archiwum zakładowe Urzędu Miejskiego w Giżycku jest samodzielnym stanowiskiem pracy wykonywanym przez osobę, o której mowa w ust.3.
3. Wyznaczam Pana Kazimierza Smolaka na archiwistę – koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Giżycku.

§2

1. Określam listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny:

a)      przesyłki polecone imiennie adresowane do pracowników UM Giżycko;

b)      opatrzone klauzulą: „tajemnica skarbowa”;

c)       opatrzone klauzulą: ”zastrzeżone”, „poufne”, „tajne”, „ściśle tajne” w rozumieniu przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych;

d)      oferty wykonawców w ramach postępowań prowadzonych na podstawie Prawa zamówień publicznych oraz Kodeksu cywilnego.

§3

1. Punkt kancelaryjny prowadzi:

a)      rejestr przesyłek wpływających tworzących akta sprawy;

b)      rejestr przesyłek wpływających nietworzących akt sprawy;

c)       rejestr przesyłek wychodzących;

d)      rejestr upoważnień i pełnomocnictw

e)      rejestr skarg i wniosków

f)       rejestr kontroli zewnętrznych

§4                   

1. Komórki organizacyjne prowadzące sprawy oznaczone hasłem klasyfikacyjnym wg Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt: 5342, 5343 (z wyłączeniem spraw o wymeldowanie    z urzędu),5344,5345, 5350-5356, 5360-5365,7044,7047, 7330-7332 prowadzą czynności kancelaryjne na poziomie komórki organizacyjnej.

§5

1. Prowadzący sprawę umieszcza na piśmie:

a)      we właściwym miejscu znaku sprawy oznaczenie prowadzącego sprawę, składające się kolejno z dwóch pierwszych liter imienia i nazwiska pisanych wielką literą;

b)      w dolnej części pisma adnotację: „Sprawę prowadzi …………    ………….

                   pokój nr ………………

               Tel.: …………………………….”

1. Prowadzący sprawę umieszcza na egzemplarzu pisma pozostającego u nadawcy (w Urzędzie) przekazywanego do akceptacji (podpisu) swój odręczny podpis.
2. Prowadzący sprawę przekazując pismo do wysłania przez punkt kancelaryjny umieszcza                 w widocznym miejscu (na kopercie lub zwrotnym potwierdzeniu odbioru) znak sprawy wysyłanego pisma.

§7

1. Zarządzenia Burmistrza Miasta, Instrukcje Wewnętrzne, Komunikaty rozpowszechniane  są w Urzędzie Miejskim w Giżycku do wiadomości pracowników drogą elektroniczną. Za datę otrzymania dokumentu uważa się kolejny dzień roboczy od daty wysłania dokumentu, bądź publikacji.

§8

1. Traci moc zarządzenie nr 159/2005 Burmistrza Miasta Giżycka z dnia 20 czerwca 2005r.               w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego oraz zasad i trybu postępowania z dokumentacją w Urzędzie Miejskim w Giżycku.
2. Traci moc zarządzenie nr 160/2005 Burmistrza Miasta Giżycka z dnia 22 czerwca 2005r.               w sprawie przyjmowania dokumentacji przez archiwum zakładowe.

§9

1. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Miasta.
2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta Giżycka
/-/
Jolanta Piotrowska