"Sprawny Urząd" 

Człowiek – najlepsza inwestycja

Zarządzenie Nr 360/2010
Burmistrza Miasta Giżycka
z dnia 29.10.2010r.

w sprawie powołania zespołu ds. realizacji projektu pod nazwą „Sprawny Urząd” realizowanego przez Urząd Miejski w Giżycku w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V „Dobre rządzenie”, Działanie 5.2 „Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej”; Poddziałanie 5.2.1
„Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej”

Na podstawie art. 31 oraz art. 33 ust. 1 pkt.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku  o samorządzie gminnym (t.j. – Dz.U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) postanawiam, co następuje:

§ 1

1. Powołuję zespół ds. realizacji projektu pod nazwą „Sprawny Urząd” realizowanego przez Urząd Miejski w Giżycku w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytetu V „Dobre rządzenie”, Działanie 5.2 „Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej”; Poddziałanie 5.2.1 „ Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej”, w następującym składzie:

1)      Arkadiusz Połojański – kierownik projektu;

2)      Magdalena Fuk – specjalista ds. rozliczania i sprawozdawczości

3)      Dorota Wołoszyn – specjalista ds. monitorowania i ewaluacji

4)      Ewelina Chmielewska – specjalista ds. rekrutacji, szkoleń i promocji;

5)      Mariola Tafil – specjalista ds. zamówień publicznych

2. Zakres czynności członków zespołu ds. realizacji projektu określa załącznik do zarządzenia.

§ 2

Zespół, o którym mowa w §1 powołuje się na okres trwania projektu.

§ 3

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.                          

BURMISTRZ MIASTA  GIŻYCKA
/-/
JOLANTA PIOTROWSKA

Załącznik do zarządzenia Nr 360/2010
z dnia 29.10.2010r. 

1. Kierownik projektu

• koordynacja prac zespołu do spraw realizacji projketu,
 
• koordynacja i czuwanie nad prawidłową realizacją projektu, w tym zgodności realizacji zadań z zapisami we wniosku o dofinansowanie projektu i jego harmonogramem,
• zapewnienie realizacji projektu w ujęciu organizacyjnym
  i merytorycznym,
• stała współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu i nadzór nad nimi
  w zakresie:
• prowadzenia biura i dokumentacji projektu,
• działań promocyjnych i informacyjnych w projekcie,
• monitoringu i ewaluacji projektu,
• rozliczenia finansowego projektu,
• zakupów związanych z realizacją projektu
• organizacja i nadzór nad prowadzeniem biura projektu
• stworzenie listy uczestników projektu oraz uzupełnianie, w przypadku konieczności, listy podstawowej uczestników projektu,
• prowadzenie dokumentacji projektu, sporządzanie sprawozdań merytorycznych z realizacji projektu,
• nadzór nad właściwym opracowywaniem i prowadzeniem dokumentacji projektowej przez członków zespołu ds. realizacji projektu,
• organizacja i uczestnictwo w spotkaniach i naradach członków zespołu ds. realizacji projektu w  biurze projektu,
• bieżące kontakty z Instytucją Wdrażającą w zakresie realizowanego projektu;
•  terminowe przygotowywanie, opracowywanie i przekazywanie odpowiednim członkom zespołu ds. realizacji projektu niezbędnej dokumentacji związanej z realizacją zadań zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych.

2. Specjalista ds. rekrutacji, szkoleń i promocji;

• prowadzenie działań promocyjnych zgodnie z wytycznymi;
• prowadzenie dokumentacji z działań promocyjnych projektu;
• opracowywanie oraz rozpowszechnianie materiałów promocyjnych,
•  zakup materiałów promocyjnych,
•  opracowywanie i zamieszczanie ogłoszeń promocyjnych w prasie oraz na stronie internetowej projektu,
• prowadzenie działań informacyjnych i promocyjnych projektu zgodnie z właściwymi przepisami oraz wytycznymi;
• uczestnictwo w spotkaniach i naradach członków zespołu ds. realizacji projektu w biurze projektu,
• stała współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu w zakresie:
• prowadzenia biura i dokumentacji projektu,
• działań promocyjnych i informacyjnych w projekcie,
• monitoringu i ewaluacji projektu,
• rozliczenia finansowego projektu,
•  zakupów związanych z realizacją projektu.
• stworzenie podstrony internetowej projektu i jej utrzymanie,
• nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem strony internetowej projektu,
• umieszczanie na stronie internetowej informacji dostarczanych przez członków zespołu;
• dostarczanie uczestnikom materiałów szkoleniowych oraz promocyjnych;

3. Specjalista ds. rozliczenia i sprawozdawczości 

• nadzór nad prawidłowym przebiegiem zakupów w projekcie,
• nadzór nad prawidłowym zlecaniem zadań wykonawcom,
• bieżąca obsługa finansowa projektu w zakresie przyjmowania, sprawdzania, opisywania, księgowania dokumentów finansowych projektu, terminowego dokonywania płatności i rozliczania działań;
• przygotowywanie wniosków o płatność  zgodnie z harmonogramem  płatności (załącznik do umowy o dofinansowanie) rozliczenie końcowe projektu,
• utrzymywanie kontaktów z Instytucją Wdrażającą w zakresie rozliczeń finansowych  realizowanego projektu;
• archiwizowanie wszelkiej dokumentacji zgromadzonej w trakcie realizacji projektu;
• uczestnictwo w spotkaniach i naradach członków zespołu
• przygotowanie narzędzi badawczych do monitoringu i ewaluacji projektu
• przeprowadzenie badań  ewaluacyjnych projektu
• przygotowanie raportów z badań
• przygotowanie raportu końcowego na temat monitoringu i ewaluacji projektu;
• wykonywanie innych zadań powierzonych przez kierownika projektu;

 4. Specjalista ds. monitoringu i ewaluacji 

• uczestnictwo w spotkaniach i naradach członków zespołu ds. realizacji projektu w biurze projektu,
• stała współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu w zakresie:
• prowadzenia biura i dokumentacji projektu,
• działań promocyjnych i informacyjnych w projekcie,
• monitoringu i ewaluacji projektu,
• rozliczenia finansowego projektu,
•  zakupów związanych z realizacją projektu.
• przygotowanie harmonogramu szkoleń i zapewnienie jego realizacji;
• rekrutacja uczestników szkoleń;
• monitoring projektu – analiza dynamiki projektu, gromadzenie i dokumentowanie informacji ilościowych i jakościowych związanych z realizowanymi działaniami w ramach projektu;
• analiza projektu pod kątem realizacji efektów i celów (ewaluacja) na podstawie bazowych wskaźników statystycznych, wskaźników sukcesu;
• wykonywanie innych zadań powierzonych przez kierownika projektu;

 5. Specjalista ds. zamówień publicznych

• uczestnictwo w spotkaniach i naradach członków zespołu ds. realizacji projektu w biurze projektu,
• stała współpraca z członkami zespołu ds. realizacji projektu w zakresie:
• prowadzenia biura i dokumentacji projektu,
• działań promocyjnych i informacyjnych w projekcie,
• monitoringu i ewaluacji projektu,
• rozliczenia finansowego projektu,
• zakupów związanych z realizacją projektu;
• przygotowanie i przeprowadzenie postępowań o udzielenie zamówień w oparciu o obowiązujące przepisy, wytyczne;
• wykonywanie innych zadań powierzonych przez kierownika projektu.

Burmistrz Miasta Giżycka
/-/
Jolanta Piotrowska