Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie nr 242/2009

Burmistrza Miasta Giżycka

z dnia  29 września 2009 r.

w sprawie wprowadzenia Instrukcji udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Giżycku

            Na podstawie art. 47 ust. 3 ustawy z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych
(Dz. U. 249, poz. 2104 z późniejszymi zmianami), zarządzam co następuje:

§1.

1.      Ustalam Instrukcję w sprawie udzielania zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim
w Giżycku, stanowiącą załącznik do niniejszego Zarządzenia.

2.      Instrukcja stanowi element systemu kontroli finansowej w Urzędzie Miejskim
w Giżycku.

§2.

Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

§3.

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 października 2009 r.

Burmistrz  Miasta
/-/

Jolanta  Piotrowska 

Załącznik do zarządzenia nr 242/2009

z 29 września 2009 r.

Burmistrza Miasta Giżycka

 Instrukcja

w sprawie udzielania zamówień publicznych

w Urzędzie Miejskim w Giżycku  

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§1.

1.      Instrukcja ma zastosowanie przy udzielaniu zamówień na dostawy, usługi lub roboty budowlane, zwanych dalej zamówieniami.

2.      Urząd Miejski w Giżycku udziela zamówień, zgodnie z przepisami ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, a jeżeli z uwagi na wartość zamówienia, nie zachodzi obowiązek stosowania tej ustawy – na podstawie procedury określonej niniejszą instrukcją.

§.2

1.      Postępowanie o udzielenie zamówienia, którego jednorazowa wartość uwidoczniona w umowie lub na dokumencie księgowym (fakturze), przekracza 5.000,00 PLN brutto, poprzedza się sporządzeniem wniosku przez Kierownika zainteresowanej komórki organizacyjnej, w którym określa się w szczególności przedmiot i wartość zamówienia oraz cel jego udzielenia. Wzór wniosku określa załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji.

2.      W przypadku zamówień, których przedmiot wykracza poza właściwość rzeczową jednego wydziału lub komórki organizacyjnej, wniosek składają wspólnie Kierownicy zainteresowanych komórek organizacyjnych

3.      Skarbnik Miasta potwierdza na wniosku zabezpieczenie środków na finansowanie zamówienia.

4.      Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia następuje po pisemnej akceptacji wniosku przez Burmistrza Miasta  lub osoby upoważnionej.

5.      Postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i prowadzi  wnioskujący wydział lub  komórka organizacyjna, z zastrzeżeniem postanowień ust. 6.

6.      Jeżeli wartość szacunkowa zamówienia przekracza równowartość 14.000 euro postępowanie o udzielenie zamówienia przygotowuje i prowadzi komisja przetargowa powołana przez Burmistrza Miasta Giżycka.

Rozdział II

Zamówienia o wartości szacunkowej nie przekraczającej 14.000 euro

Oraz inne zamówienia wyłączone z obowiązku stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych

§3.

1.      Zamówienia, o których mowa w §3, o wartości szacunkowej nie przekraczającej równowartości 14.000 euro, udzielane są po przeprowadzeniu rozeznania rynku właściwego dla danego przedmiotu zamówienia.

2.      Wszczynając postępowanie wnioskujący wydział lub komórka organizacyjna zaprasza do składania ofert taką liczbę wykonawców, która zapewnia konkurencję oraz wybór najkorzystniejszej oferty, nie mniej niż 2.

3.      Zamówień dokonuje się w sposób celowy, rzetelny i oszczędny, oraz przy zachowaniu zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów.

4.      Z dokonania wyboru wykonawcy sporządza się notatkę służbową, która wraz
z wnioskiem, o którym mowa w §3 stanowi dokumentację postępowania. Do dokumentacji postępowania dołącza się również zebrane w trakcie rozeznania informacje lub oferty.

5.      Nad prawidłowością postępowania nadzór sprawuje Kierownik komórki organizacyjnej prowadzącej to postępowanie.

6.      Po wyborze wykonawcy Kierownik komórki organizacyjnej, o którym mowa
w ust. 4 przygotowuje umowę i po uzgodnieniu jej treści z radcą prawnym pod względem formalno – prawnym oraz Skarbnikiem Miejskim pod względem finansowym, potwierdzonym odpowiednimi podpisami na jednym egzemplarzu umowy, przedkłada ją w trzech egzemplarzach do podpisu Burmistrzowi Miasta Giżycka  lub osoby upoważnionej.

Rozdział III

Zamówienia o wartości szacunkowej przekraczającej 14.000 euro, objęte przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych

§4.

1.      Przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia przebiega zgodnie z procedurą przewidzianą przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych, przepisami aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz zgodnie
z  Regulaminem pracy Stałej Komisji Przetargowej.

2.      Kierownik zamawiającego lub osoba upoważniona:

·         zatwierdza propozycję wyboru trybu postępowania,

·         zatwierdza specyfikację istotnych warunków zamówienia,

·         zatwierdza ogłoszenia wymagane dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

·          rozstrzyga o wykluczeniu wykonawcy lub odrzuceniu oferty, w przypadkach przewidzianych ustawą,

·         dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty zatwierdzając propozycję komisji przetargowej,

·         rozstrzyga wnoszone protesty,

·         stwierdza nieważność czynności odjętej z naruszeniem prawa,

·         zatwierdza protokół postępowania,

·         sprawuje nadzór nad postępowaniem.

§5.

1.      Po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia, Kierownik komórki organizacyjnej, przedkłada Burmistrzowi Miasta Giżycka  lub osobie uprawnionej do podpisu trzy egzemplarze umowy z wybranym wykonawcą.

2.      Treść umowy, o której mowa w ust. 1 powinna zostać uprzednio uzgodniona pod względem formalno – prawnym z radcą prawnym oraz pod względem finansowym ze Skarbnikiem Miasta.

3.      Uzgodnienie potwierdzają odpowiednie podpisy na jednym egzemplarzu umowy.

Rozdział IV

Zawarcie umowy

§6.

1.      Umowę w sprawie udzielenia zamówienia podpisuje Kierownik Zamawiającego lub osoba przez niego imiennie upoważniona do zaciągania zobowiązań o wartości co najmniej równej wartości umowy (brutto).

2.      Burmistrz Miasta może zdecydować o podpisaniu umowy ze strony Urzędu także przez drugą osobę, w szczególności Skarbnika Miasta lub Naczelnika właściwej komórki organizacyjnej.

3.      Po podpisaniu umowy ze strony Urzędu, Kierownik właściwej komórki organizacyjnej przekazuje umowę do podpisania wyłonionemu Wykonawcy, po uprzednim zarejestrowaniu w rejestrze umów prowadzonym przez daną komórkę organizacyjną.

§7.

Nadzór nad realizacją umowy sprawuje Kierownik komórki organizacyjnej, który wnioskował o wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia.    

Burmistrz  Miasta
/-/

Jolanta  Piotrowska