Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie Nr 355/2013

Burmistrza Miasta Giżycka

z dnia 12.12.2013r.

     w sprawie określenia instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z projektami realizowanymi przez Gminę Miejską Giżycko współfinansowanymi ze środków Unii Europejskiej na lata 2007-2013

Na podstawie:

- art. 33 ust. 1 i 3 Ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz.U. z 2013r. nr 594 z późniejszymi zmianami)

- art. 90 Rozporządzenia Rady ( WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006r. ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności i uchylające Rozporządzenie ( WE) nr 1260/1999 ( Dz. Urz. UE L 210/25 z 31.07.2006 z późn. zm),   

- art. 19 Rozporządzenia Komisji ( WE) nr 1828/2006 z dnia 8 grudnia 2006r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania Rozporządzenia Rady (WE)na 1083/2006 ustanawiającego przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności  oraz Rozporządzenia ( WE) nr 1080/2006Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ( Dz. Urz. UE L 371 z 27.12.2006 z późn. zm),

- art. 10 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 800/2008 z dnia 6 sierpnia 2008r. uznające niektóre rodzaje pomocy za zgodne ze wspólnym rynkiem w zastosowaniu art. 87 i 88 Traktatu (ogólne rozporządzenie w sprawie wyłączeń blokowych) ( Dz. Urz. UE L 214/3 z 09.08.2008 z późn. zm.),

- art. 71 i 74 Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości ( Dz. U. 1994, Nr 121, poz. 591, z późn. zm. ) dotyczącymi przechowywania dokumentacji księgowej,

- Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. ( Dz. U. Nr 14, poz. 67) w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,

zarządzam, co następuje:

§ 1. Ustala się w Urzędzie Miejskim w Giżycku instrukcję przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z projektami realizowanymi przez Gminę Miejską Giżycko                                          współfinansowanymi ze środków unijnych na lata 2007-2013 stanowiącą załącznik nr 1                  do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się merytorycznym komórkom organizacyjnym w Urzędzie Miejskim w Giżycku tj. Wydziałowi Promocji, Wydziałowi Techniczno – Inwestycyjnemu oraz Wydziałowi Finansowo - Księgowemu.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 Burmistrz Miasta Giżycka
/-/
Jolanta Piotrowska

                                                                                      Załącznik nr 1 do Zarządzenia
                                                                          Burmistrza Miasta Giżycka nr 355/2013
                                                                                        z dnia 12.12.2013 r.

INSTRUKCJA PRZECHOWYWANIA I ARCHIWIZOWANIA DOKUMENTACJI ZWIĄZANEJ Z REALIZACJĄ PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH PRZEZ GMINĘ MIEJSKĄ GIŻYCKO

1. Dokumentacja związana z realizacją projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej jest przechowywana w siedzibie merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Giżycku, a następnie przekazywana jest do archiwum zakładowego, na okres określony w pkt. 6 instrukcji.
2. Dokumenty należy przechowywać w formie oryginałów
3. Archiwizacji podlegają m.in.:

1. oryginał Wniosku o dofinansowanie wraz z kompletem załączników (oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem),
2. oryginał Umowy o dofinansowanie wraz z oryginałami wszystkich zawartych aneksów,
3. oryginały korespondencji dotyczącej Projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do Umowy o dofinansowanie oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań itp.,
4. oryginały Wniosków o płatność wraz z załącznikami,
5. oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktury, rachunki, listy płac, wyciągi z rachunku bankowego itp.)
6. wydruki z ewidencji księgowej za okres realizacji Projektu, z ewidencji środków trwałych oraz z ewidencji wartości niematerialnych i prawnych (jeżeli w ramach Projektu dokonywano zakupu środków trwałych i/ lub wartości niematerialnych i prawnych),
7. wydruki z rejestrów VAT oraz deklaracje VAT za okres realizacji Projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia,
8. oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej tj.:
   - protokoły zdawczo-odbiorcze,
   - dokumentacja budowlana,
   - protokoły konieczności,
   - dziennik budowy,
   - kosztorysy inwestorskie,
   - kosztorysy powykonawcze itp.,
9. oryginały dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia:
   - gwarancje,
   - instrukcje obsługi,
   - nośniki elektroniczne (dot. np. oprogramowania),
   - protokoły odbioru,
10. oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie Projektu w kategorii wydatków kwalifikowalnych lub niekwalifikowalnych:
    - analizy,
    - certyfikaty,
    - dedykowana dokumentacja,
    - opinie,
    - pozwolenia,
    - kosztorysy,
    - raporty z badań itp.,
11. oryginały dokumentów dotyczących zorganizowanych w ramach Projektu szkoleń, konferencji, wystaw, innych działań o charakterze promocyjnym:
    - zaproszenia,
    - potwierdzenia uczestnictwa,
    - listy uczestników,
    - materiały szkoleniowe,
    - materiały konferencyjne,
    - materiały promocyjne,
    - zdjęcia,
    - nagrania itp. (w przypadku materiałów szkoleniowych i konferencyjnych dopuszcza się ich przechowywanie na nośniku elektronicznym, bez konieczności dokonywania wydruków),
12. oryginały aktów notarialnych, umów zawartych w związku z realizowanym Projektem oraz aneksów do tych umów (w tym umowy o dzieło, umowy zlecenia),
13. akta osobowe pracowników finansowanych w ramach Projektu, np. kierownika kontraktu, inżyniera nadzoru (w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń),
14. karty czasu pracy – jeżeli były stosowane,
15. oryginały dokumentów dotyczących prowadzonych postępowań przetargowych:
    - ogłoszenia o zamówieniu i o udzieleniu zamówienia,
    - dokument potwierdzający przekazanie ogłoszeń do dzienników i biuletynów publikacyjnych,
    - korespondencja z wykonawcami,
    - specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami,
    - wszystkie złożone oferty,
    - protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami,
    - wszelka dokumentacja dotycząca protestów itp.,
    - zwrotne potwierdzenia odbioru,
16. dokumenty o charakterze organizacyjnym np.:
    - polityka rachunkowości,
    - zakładowy plan kont,
    - instrukcje obiegu i przechowywania dokumentów,
    - instrukcje kasowe,
    - regulaminy wynagradzania pracowników (w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń),
    - instrukcje kancelaryjne,
    - zarządzenia w sprawie archiwizacji itp.,
    - rejestr środków trwałych,
17. oryginały informacji z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty:
    - informacje pokontrolne,
    - protokoły,
    - wyniki kontroli,
    - wystąpienia pokontrolne,
    - zalecenia pokontrolne,
    - dokumentacja potwierdzająca wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości,
18. korespondencja prowadzoną z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji przedmiotowego Projektu,
19. inne dokumenty związane z realizacją Projektu nie wymienione powyżej.

 3. Wszystkie dokumenty dotyczące dotowanego projektu umieszcza się w oddzielnych segregatorach oznaczonych zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej w zakresie prowadzenia przez beneficjenta działań informacyjnych i promocyjnych projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej.

 4. Segregatory z ww. dokumentami przechowywane są w zamkniętych szafach, oznaczonych  logo Unii Europejskiej oraz Programu, w ramach którego projekt został dotowany.

 5. Ogólne zasady i tryb przechowywania oraz archiwizacji w Urzędzie Miejskim w Giżycku  dokumentów związanych z realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Miejską Giżycko określają dodatkowe przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oaz zarządzenie wewnętrzne Burmistrza Miasta Giżycka nr 32/2011  z dnia 04-04-2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz archiwum zakładowego Urzędu Miejskiego w Giżycku.  

6. Okres przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych musi być zgodny z zapisami w umowie o dofinansowanie.

Burmistrz Miasta Giżycka
/-/
Jolanta Piotrowska