Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

Zarządzenie NR 349/2010

Burmistrza Miasta giŻycka

z dnia 24 września 2010  r.

             w sprawie instrukcji przechowywania i archiwizowania dokumentacji związanej z realizacją projektów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Miejską Giżycko.

Na podstawie:

- art. 38 ust. 6 rozporządzenia Komisji Europejskiej nr 1260/1999 oraz rozporządzenia nr 438/2001/WE z dnia 2 marca 2001r. w sprawie ustanowienia sposobów zastosowania rozporządzenia nr 1260/99/WE w sprawie systemów zarządzania i kontroli w zakresie pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych

- oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636 z 2006 r. Nr 127, poz. 885) postanawia co następuje:

§ 1. Ustala się w Urzędzie Miejskim w Giżycku instrukcję przechowywania i archiwizowania dokumentacji – beneficjenta środków i podmiotu realizującego projekty współfinansowane ze środków Unii Europejskiej w okresie 2004-2006, stanowiącą załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Wykonanie zarządzenia powierza się merytorycznym komórkom organizacyjnym w Urzędzie Miejskim w Giżycku tj. Wydziałowi Promocji, Wydziałowi Techniczno – Inwestycyjnemu oraz Wydziałowi Finansowo - Księgowemu.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Burmistrz Miasta Giżycka
/-/
Jolanta Piotrowska

Załącznik nr 1 do Zarządzenia
Burmistrza Miasta Giżycka nr 349/2010
z dnia   24 września 2010 r.

INSTRUKCJA PRZECHOWYWANIA I ARCHIWIZOWANIA DOKUMENTACJI ZWIĄZANEJ Z REALIZACJĄ PROJEKTÓW WSPÓŁFINANSOWANYCH ZE ŚRODKÓW UNIJNYCH PRZEZ GMINĘ MIEJSKĄ GIŻYCKO

1. Dokumentacja związana z realizacją projektów dofinansowanych ze środków Unii Europejskiej jest przechowywana w siedzibie merytorycznych komórek organizacyjnych Urzędu Miejskiego w Giżycku, a następnie przekazywana jest po upływie 5 lat do archiwum zakładowego, na okres określony w pkt. 6 instrukcji..
2. Archiwizacji podlegają m.in.:

1. oryginał Wniosku o dofinansowanie wraz z kompletem załączników (oryginałów lub kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem),
2. oryginał Umowy o dofinansowanie wraz z oryginałami wszystkich zawartych aneksów,
3. oryginały korespondencji dotyczącej Projektu, w szczególności informacje dotyczące zmian niewymagających aneksu do Umowy o dofinansowanie oraz informacje o poświadczeniu wniosków o płatność, dokonaniu płatności, zatwierdzeniu sprawozdań itp.,
4. oryginały Wniosków o płatność wraz z załącznikami,
5. oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktury, rachunki, listy płac, wyciągi z rachunku bankowego itp.)
6. wydruki z ewidencji księgowej za okres realizacji Projektu, z ewidencji środków trwałych oraz z ewidencji wartości niematerialnych i prawnych (jeżeli w ramach Projektu dokonywano zakupu środków trwałych i/ lub wartości niematerialnych i prawnych),
7. wydruki z rejestrów VAT oraz deklaracje VAT za okres realizacji Projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia,
8. oryginały dokumentów dotyczących inwestycji budowlanej tj.:
   - protokoły zdawczo-odbiorcze,
   - dokumentacja budowlana,
   - protokoły konieczności,
   - dziennik budowy,
   - kosztorysy inwestorskie,
   - kosztorysy powykonawcze itp.,
9. oryginały dokumentów dotyczących zakupów sprzętu i wyposażenia:
   - gwarancje,
   - instrukcje obsługi,
   - nośniki elektroniczne (dot. np. oprogramowania),
   - protokoły odbioru,
10. oryginały dokumentów, których sporządzenie było ujęte w budżecie Projektu w kategorii wydatków kwalifikowalnych lub niekwalifikowalnych:
    - analizy,
    - certyfikaty,
    - dedykowana dokumentacja,
    - opinie,
    - pozwolenia,
    - kosztorysy,
    - raporty z badań itp.,
11. oryginały dokumentów dotyczących zorganizowanych w ramach Projektu szkoleń, konferencji, wystaw, innych działań o charakterze promocyjnym:
    - zaproszenia,
    - potwierdzenia uczestnictwa,
    - listy uczestników,
    - materiały szkoleniowe,
    - materiały konferencyjne,
    - materiały promocyjne,
    - zdjęcia,
    - nagrania itp. (w przypadku materiałów szkoleniowych i konferencyjnych dopuszcza się ich przechowywanie na nośniku elektronicznym, bez konieczności dokonywania wydruków),
12. oryginały aktów notarialnych, umów zawartych w związku z realizowanym Projektem oraz aneksów do tych umów (w tym umowy o dzieło, umowy zlecenia),
13. akta osobowe pracowników finansowanych w ramach Projektu, np. kierownika kontraktu, inżyniera nadzoru (w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń),
14. karty czasu pracy – jeżeli były stosowane,
15. oryginały dokumentów dotyczących prowadzonych postępowań przetargowych:
    - ogłoszenia o zamówieniu i o udzieleniu zamówienia,
    - dokument potwierdzający przekazanie ogłoszeń do dzienników i biuletynów publikacyjnych,
    - korespondencja z wykonawcami,
    - specyfikacja istotnych warunków zamówienia wraz z załącznikami,
    - wszystkie złożone oferty,
    - protokół z postępowania o udzielenie zamówienia wraz z załącznikami,
    - wszelka dokumentacja dotycząca protestów itp.,
    - zwrotne potwierdzenia odbioru,
16. dokumenty o charakterze organizacyjnym np.:
    - polityka rachunkowości,
    - zakładowy plan kont,
    - instrukcje obiegu i przechowywania dokumentów,
    - instrukcje kasowe,
    - regulaminy wynagradzania pracowników (w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń),
    - instrukcje kancelaryjne,
    - zarządzenia w sprawie archiwizacji itp.,
    - rejestr środków trwałych,
17. oryginały informacji z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty:
    - informacje pokontrolne,
    - protokoły,
    - wyniki kontroli,
    - wystąpienia pokontrolne,
    - zalecenia pokontrolne,
    - dokumentacja potwierdzająca wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości,
18. korespondencja prowadzoną z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji przedmiotowego Projektu,
19. inne dokumenty związane z realizacją Projektu nie wymienione powyżej.

3. Wszystkie dokumenty dotyczące dotowanego projektu umieszcza się w oddzielnym segregatorze, którego grzbiet opatrzony jest logo Unii Europejskiej oraz takimi danymi jak: symbol (numer) projektu, nazwa programu operacyjnego, jego priorytetu oraz nazwa funduszu, w ramach którego projekt został dofinansowany (np. projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach ZPORR).

4. Segregatory z ww. dokumentami przechowywane są w zamkniętych szafach, które zawierają logo Unii Europejskiej oraz Programu, w ramach którego projekt został dotowany.

5. Ogólne zasady i tryb przechowywania i archiwizacji w Urzędzie Miejskim w Giżycku  dokumentów związanych z realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych przez Gminę Miejską Giżycko określają dodatkowe przepisy Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych.

6. Okres przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektów i programów współfinansowanych ze środków unijnych wynosi:

1/ Dla projektów współfinansowanych w ramach Zintegrowanego Programu Operacyjnego Rozwoju Regionalnego  - do 31 grudnia 2013 r. – zgodnie z umowa o dofinansowanie projektu.

2/ Dla projektów współfinansowanych w ramach Inicjatywy Wspólnotowej Interreg IIIa Litwa – Polska – Obwód Kaliningradzki - do 31 grudnia 2013 r. – zgodnie z umowami o dofinansowanie projektów.

Burmistrz Miasta Giżycka
/-/
Jolanta Piotrowska