Urząd Miejski w Giżycku Biuletyn Informacji Publicznej

Od 25 maja br. obowiązują nowe przepisy o ochronie danych osobowych.
W związku z tym przygotowaliśmy dla Państwa niezbędne informacje, które przybliżą Państwu tematykę związaną z RODO oraz poinformują w jaki sposób przetwarzamy Państwa dane osobowe oraz jakie macie Państwo związane z tym prawa.

CZYM JEST RODO?

RODO to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r., dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)

Nowe prawo wprowadza m.in.

Ułatwienie dostępu do danych

Ma to na celu zapewnienie większej dostępności do informacji o Państwa danych, przechowywanych i przetwarzanych przez podmiot zbierający dane osobowe. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych powinny być przedstawione w przejrzysty i zrozumiały sposób

Informowanie o naruszeniu danych osobowych

Administrator danych osobowych bez zbędnej zwłoki będzie musiał zgłaszać ten fakt organowi nadzorczemu, chyba że jest mało prawdopodobne, by naruszenie to skutkowało ryzykiem naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

Anonimizacje i pseudonimizacje

Ma to na celu ograniczyć ryzyko dla osób, których dane dotyczą, oraz pomóc administratorom i podmiotom przetwarzającym wywiązać się z obowiązku ochrony danych.

Prawo do bycia zapomnianym

Osoby, których dane są przetwarzane mają prawo do natychmiastowego usunięcia danych poprzez zgłoszenie administratorowi. Administrator ma obowiązek niezwłocznie usunąć dane na taką prośbę, gdy zostanie spełniony jeden z warunków opisanych w artykule 17 RODO.

Prawo do przenoszenia danych

Celem tego nowego prawa jest zapewnienie praw osobie, której dane dotyczą, i przyznanie jej większej kontroli nad dotyczącymi jej danymi osobowymi. Prawo do przenoszenia danych pozwala na bezpośrednie przekazywanie danych osobowych od jednego administratora do innego, jest ono również ważnym narzędziem wspierającym swobodny przepływ danych osobowych w UE.

Cały tekst rozporządzenia RODO mogą Państwo pobrać:

Link do pełnego rozporządzenia w PDF  

 Obowiązek informacyjny na podstawie artykułu 13 RODO

Administratorem danych osobowych w Urzędzie Miejskim w Giżycku jest Burmistrz Miasta Giżycka, przetwarza Państwa dane osobowe uzyskane podczas procesowania spraw  w szczególności: 

• imię (imiona) i nazwisko, adres e-mail, adres zamieszkania, adres zameldowania, adres do kontaktu, numer telefonu, numer rachunku bakowego, wykształcenie, dane biometryczne w postaci zdjęć
• w przypadku przedsiębiorców przetwarzamy dodatkowo: NIP, REGON, adres siedziby, numer rachunku bankowego, dane zawarte w dokumentach finansowych.

Przetwarzamy Państwa Dane Osobowe na podstawie  art. 6 ust. 1 lit. a - e ogólnego rozporządzenia [RODO]. Ogólne cele przetwarzania danych zostały wskazane w aktualnych przepisach prawnych dotyczących zadań własnych gminy, prowadzenia postępowań oraz w celu przygotowania, realizacji i rozliczenia umów.

Gromadzimy Państwa Dane osobowe w następujących celach:

• zawierania i/lub realizacji łączącej nas umowy oraz świadczenia dla Państwa oferowanych przez nas usług, w tym w szczególności realizacji Programu Giżycka Karta Mieszkańca, Giżycki Budżet Obywatelski, Giżycka Karta Dużej Rodziny oraz prowadzenia spraw i postępowań,
• realizacji obowiązków Urzędu przewidzianych prawem, w tym w szczególności opracowywania i przechowywania dokumentacji z zakresu spraw prowadzonych przez Urząd oraz dla celów archiwizacyjnych,
• ochrony praw Urzędu zgodnie z przepisami prawa, w tym w szczególności dochodzenia zaległych płatności w ramach procesów podatkowych i windykacyjnych.

Urząd może przekazywać Dane osobowe następującym osobom trzecim dla celów wskazanych w niniejszym dokumencie:

1. podmiotom, z którymi Urząd ma zawartą umowę współpracy i / lub umowę powierzenia danych [Przetwarzający dane] w celu realizacji łączącej nas umowy, realizacji obowiązków Urzędu przewidzianych prawem, ochrony praw Urzędu zgodnie z przepisami prawa w szczególności Urząd może przekazywać Państwa Dane osobowe podmiotom takim jak: Placówki podległe Urzędowi,, spółki świadczące usługi pocztowe i kurierskie, firmy z którymi współpracujemy w celu świadczenia innych usług.  Podmioty takie będą zobowiązane na mocy zawartych z Urzędem umów do stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, technicznych i organizacyjnych, aby chronić Dane osobowe oraz przetwarzać je wyłącznie zgodnie z obowiązującym prawem,
2. organom nadzorującym, organom władzy i innym osobom trzecim; w przypadku gdy jest to niezbędne dla realizacji celów wskazanych powyżej  oraz wypełnienia obowiązków nałożonych prawem, Dane osobowe mogą być przekazywane organom nadzorującym, sądom i innym organom władzy (np. organom podatkowym i organom ścigania), niezależnym doradcom zewnętrznym (np. audytorom) lub podmiotom udzielającym świadczeń.

Urząd zobowiązuje się stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa, zarówno techniczne jak i organizacyjne, aby chronić Państwa Dane osobowe. Dane osobowe będą przechowywane przez Urząd i / lub Przetwarzających dane, wyłącznie przez czas niezbędny do osiągnięcia celów, dla których dane te są gromadzone, wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, maksymalnie przez okres zabezpieczenia materiałów niezbędnych dla postępowań prawnych (w tym podatkowych i odszkodowawczych) oraz do czasu ewentualnego przedawnienia roszczeń Państwa i Urzędu.

Przysługują Państwu prawa w zakresie ochrony Danych osobowych. Zgodnie z obowiązującym prawem o ochronie danych, jesteście Państwo uprawnieni do wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Ponadto, macie Państwo prawo do:

1. żądania dostępu do Danych osobowych; osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od Urzędu potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeśli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich. Urząd dostarczy Państwu na żądanie jedną kopię Państwa Danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwrócą się Państwo, Urząd może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych,
2. sprostowania Danych osobowych; mają Państwo prawo do sprostowania Danych osobowych, które Państwa dotyczą, a które są nieprawidłowe. Z uwzględnieniem celów przetwarzania, mają Państwo prawo żądania uzupełnienia niekompletnych Danych osobowych, w tym poprzez przedstawienie dodatkowego oświadczenia,
3. usunięcia Danych osobowych ("prawo do bycia zapomnianym"); mają Państwo prawo żądania, o ile zachodzą okoliczności przewidziane prawem, niezwłocznego usunięcia dotyczących Państwa Danych osobowych, a Urząd ma obowiązek bez zbędnej zwłoki usunąć takie Dane osobowe,
4. ograniczenia przetwarzania Państwa Danych osobowych; w takim przypadku, Urząd wskaże na Państwa żądanie takie Dane osobowe, a ich przetwarzanie może zostać ograniczone tylko i wyłącznie do określonych celów,
5. przenoszenia Danych osobowych; pod pewnymi warunkami macie Państwo prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie, nadającym się do odczytu maszynowego Dane osobowe Państwa dotyczące, przetwarzane przez Urząd oraz macie Państwo prawo przesłać te Dane osobowe innemu podmiotowi,
6. sprzeciwu; w pewnych okolicznościach mają Państwo prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw - z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją - wobec przetwarzania dotyczących Państwa Danych osobowych, a na Urzędzie może ciążyć obowiązek zaprzestania przetwarzania takich Danych osobowych.

Informujemy, że Pani/Pana dane nie są przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również nie są wykorzystywane do profilowania chyba, że wyrazicie Państwo na to odrębną zgodę oraz że Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

Podanie danych jest dobrowolne, ale ich nie podanie będzie związane z brakiem możliwości rozpatrzenia spraw kierowanych do Urzędu.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących Danych osobowych lub wykonywania praw w zakresie prywatności, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych Urzędu – Katarzyną Furmaniak pod adresem e-mail: dpo@gizycko.pl.

Informujemy o możliwości okresowej aktualizacji niniejszej Informacji zgodnie z obowiązującym prawem (np. jeśli wdrażamy nowe systemy lub procesy, które wiążą się z wykorzystaniem danych osobowych) i w takim przypadku będziemy odpowiednio informować Państwa o wprowadzanych zmianach.